Tips Membuat Jadwal Kegiatan Sehari-Hari lebih Produktif Pakai Google Calendar

Google Calendar dapat dimanfaatkan dalam berbagai cara untuk meningkatkan produktivitas, salah satunya dengan membuat jadwal sehari-hari. 

Laura Mae Martin, Executive Productivity Advisor di Google, membagikan bagaimana cara mengatur focus time yang dapat mengubah produktivitas harian, khususnya bagi para pekerja.

Berikut ini adalah tips membuat jadwal kegiatan sehari-hari menggunakan Google Calendar agar membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari setiap kegiatan dan pekerjaan yang disusun dengan rapi.

1. Cari tahu ritme bekerja Anda

Mengelola waktu lebih dari sekadar menjadwalkan agenda di kalender. Pertimbangkan ritme harian Anda, kapan dan di mana Anda memiliki energi paling banyak dan dapat melakukan pekerjaan terbaik. 

Apakah lebih mudah bagi Anda untuk berkonsentrasi di pagi hari atau sore hari? Atau Anda termasuk orang yang suka tidur malam? Apakah Anda lebih produktif di kantor atau saat bekerja dari rumah? Atau apakah Anda lebih suka keluar dan jalan-jalan di kedai kopi atau perpustakaan? 

Pastikan Anda fokus dan kerahkan energi yang paling banyak pada tugas-tugas yang berdampak paling tinggi pada saat Anda merasa paling berenergi. 

Sedangkan untuk aktivitas kecil, seperti melihat berita di media sosial atau mengobrol sambil minum kopi bersama teman ditempatkan di waktu saat energi Anda lebih rendah.

Ingat, tidak semua slot waktu bekerja dengan ritme yang sama. Anda perlu mencari tahu ritme Anda sendiri sebelum membuat jadwal kegiatan sehari-hari, apalagi jika jadwal tersebut digunakan untuk mengatur waktu bekerja.

2. Blok waktu untuk Focus Time

Sisihkan waktu paling produktif Anda dalam sehari untuk mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi mendalam, seperti pekerjaan analitis atau strategis. 

Agar fokus Anda tidak diganggu oleh rekan kerja, jadwalkan agenda ini sebagai acara Focus time di Google Calendar Anda. 

Hal ini dapat membuat Anda lebih fokus untuk mengerjakan tugas tanpa gangguan, sekaligus membangun batasan untuk lebih produktif. Anda dapat merencanakan dua atau tiga periode konsentrasi intens setiap minggunya.

3. Mengatur jadwal rapat dengan profesional

Google Calendar dapat membantu rapat Anda berjalan lancar. Anda dapat mengubah durasi rapat default Anda menjadi 15 menit untuk memastikan Anda hanya menjadwalkan waktu minimum yang diperlukan untuk diskusi.

Anda juga bisa gunakan World Clock untuk menjadwalkan rapat lintas zona waktu untuk memastikan Anda menghormati rekan kerja yang berada di zona waktu yang berbeda. 

Selain itu, Anda juga dapat mengatur setiap janji temu atau rapat berdasarkan jenis, isi, dan lokasinya. Daripada menjadwalkan rapat di hari lain ketika Google Calendar Anda kosong, Anda dapat menggabung rapat yang memiliki tujuan yang sama. 

Menariknya, membuat jadwal kegiatan sehari-hari di Google Calendar dapat dilakukan melalui Gmail atau Chat. Anda juga bahkan membuat catatan rapat langsung dalam agenda di Calendar. 

Baca juga: 5 Cara Meningkatkan Produktivitas Ala Mentor Profesional Google

4. Buat rapat lebih kreatif, kolaboratif, dan efektif menggunakan AI

Ciptakan meeting backdrop yang menyenangkan untuk rapat di Google Meet dengan Gemini untuk menginspirasi kreativitas.

Pastikan semua anggota tim, terlepas dari negara manapun mereka berasal, dapat berpartisipasi secara setara dalam rapat yang Anda jadwalkan dengan menggunakan Translation in Meet yang didukung oleh Gemini.

Periksa kembali lampiran yang disertakan dalam undangan Google Calendar langsung dari Google Meet untuk memastikan alur rapat tetap pada topik pembahasan yang direncanakan. 

5. Gunakan color code di Google Calendar

Saat sedang membuat jadwal kegiatan sehari-hari di Google Calendar, beri color code berdasarkan kategori dan prioritas pekerjaan. 

Anda juga bisa gunakan Time Insights untuk mendapatkan data real-time tentang di mana tepatnya Anda menghabiskan waktu dan dengan siapa, bahkan dikelompokkan berdasarkan warna agenda. 

Periksa Time Insights setiap beberapa minggu dan lakukan evaluasi: Apakah blok pekerjaan Anda masih berada pada waktu yang tepat? Apakah Anda memerlukan lebih banyak waktu fokus dalam jadwal Anda? 

Lakukan penyesuaian agar kalender Anda tetap dalam kondisi terbaik untuk beban kerja Anda.

Baca juga: Pengaruh Generatif Buatan dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja di 2024

Itu dia tips membuat jadwal kegiatan sehari-hari dari Executive Productivity Advisor Google, Laura Mae Martin. 

Simak tips produktivitas lainnya menggunakan Google Workspace di blog PointStar!