Chat Tenggelam di Google Chat? Coba 5 Cara Ampuh Ini untuk Temukan Chat Penting

Orang-orang kini bergantung pada instant messaging untuk tetap berkomunikasi dan menyelesaikan tugas, baik saat mereka bekerja dari rumah, kantor, atau dalam perjalanan. Namun, banyaknya pesan yang masuk seringkali membuat chat tenggelam. 

Tidak selalu mudah untuk menemukan pesan, file, atau diskusi yang sesuai dengan cukup cepat agar bekerja tetap efisien.

Google telah membantu miliaran pengguna menemukan apa yang mereka cari selama beberapa dekade. Kini, Google menambahkan beberapa fitur penelusuran paling canggih ke Google Chat untuk menemukan chat tenggelam yang penting untuk Anda.

1. Mulai dengan cari topik di search bar Chat

Untuk memulainya, manfaatkan fungsi pencarian Chat untuk meninjau diskusi yang ingin Anda cari.

Misalnya, ketik “Q3 results” atau topik apapun yang ingin Anda cari pada search bar di Google Chat untuk melihat hasil pencarian di semua direct message, group discussion, dan space Anda

Saat Anda mengetik, pertanyaan yang disarankan berdasarkan pencarian sebelumnya dan kontak yang sering dihubungi akan muncul.

Dengan keyword highlight dan preview snippet yang ditampilkan, hasil pencarian dapat diurutkan berdasarkan relevansi atau tanggal.

Saat Anda mengetik, pertanyaan yang disarankan berdasarkan pencarian sebelumnya dan kontak yang sering dihubungi akan muncul.

2. Temukan informasi baru dari organisasi Anda

Hasil pencarian secara default hanya menampilkan diskusi yang Anda ikuti secara aktif, karena biasanya diskusi tersebut paling relevan.

Namun, jika Anda memilih untuk tidak memilih opsi “Only conversation I’m in”, Anda akan dapat melihat data yang dapat diakses oleh Anda dari semua departemen di perusahaan Anda, bergantung pada izin akses Google Workspace Anda.

3. Melacak file tertentu

Saat sedang mengerjakan deck presentasi, salah satu rekan kerja Anda menyampaikan presentasi yang dibagikan di area tim Anda beberapa minggu lalu.

Dengan menggunakan filter pencarian pada Google Chat, melacak file spesifik seperti ini lebih mudah dilakukan. 

Ketik beberapa kata kunci yang relevan, mulai dari judul, nama orang yang membagikannya, atau bahkan isi file.

Anda akan melihat daftar hasil pencarian relevan yang didukung AI di seluruh percakapan Anda di Google Chat. 

Dari sana, Anda dapat menyaring hasil pencarian berdasarkan jenis file, rentang tanggal, dan menentukan apakah file tersebut disebutkan dalam space atau direct message, dan banyak lagi. Filter pencarian bisa berguna untuk menemukan pesan tertentu.

4. Memasuki komunitas baru

Pendekatan yang mudah untuk menemukan dan bergabung dalam percakapan ini sangat penting ketika jumlah dan variasi tempat dalam suatu organisasi meningkat. 

Sekarang, yang harus Anda lakukan adalah menggunakan tab “Space” di pencarian Gmail untuk mengetikkan kata kunci pencarian dan melihat direktori space yang mungkin Anda ikuti.

Misalnya, penelusuran untuk “pengendara sepeda listrik” akan menghasilkan beragam space yang dihuni oleh individu yang dapat memberikan informasi mendalam. 

Menemukan chat tenggelam pada space (bahkan space yang belum Anda ikuti atau yang telah digunakan bersama dengan mitra luar) dipermudah dengan search chips.

5. “Menemukan jarum di tumpukan jerami” lebih mudah

Setelah Anda menguasai dasar-dasar penelusuran pada Chat, tingkatkan penggunaan Anda menggunakan search operator untuk membuat kueri khusus.

Search operator memungkinkan Anda mencari pesan yang berasal dari pengirim tertentu, yang berisi lampiran Google Documents, Sheets, Slides, atau yang menyebutkan seseorang, kata, atau frasa tertentu.

Search operator dapat membantu Anda menemukan pesan yang berisi frasa persis, seperti “penjualan sepeda listrik”. 

Anda dapat menggunakan prompt “newer_than:365d” untuk menghilangkan komunikasi dari tahun sebelumnya, atau “is:dm” untuk membatasi pencarian Anda hanya pada pesan langsung.

Baca juga: Kenali Apa Itu Email Spam. Jangan Sampai Tertipu!

Di era kerja yang baru seperti sekarang, di mana banyak dari kita mungkin tidak bertemu dengan rekan kerja setiap hari, sangatlah penting untuk memiliki alat yang meningkatkan koneksi dan membantu kita menemukan informasi dengan cepat dan mudah.

Sudah siap mencoba Google Workspace untuk organisasi Anda? Hubungi tim profesional PointStar untuk membantu Anda dalam bertransformasi digital!