Cara Membersihkan Email dengan Cerdas, Tips dari Mentor Produktivitas Google
Jika Anda kesulitan untuk mengikuti arus email yang terus-menerus masuk dan tenggelam dalam lautan pesan yang belum dibaca, berarti ini waktunya mencari cara membersihkan email untuk kembali mendapatkan kendali.
Jangan biarkan kotak masuk Anda menumpuk dengan pesan tak terbaca dan tidak penting.
Kotak masuk yang terorganisir dapat membantu mengurangi stres dan meningkatkan produktivitas.
Dengan beberapa tindakan sederhana, Anda dapat mengatur kotak masuk Anda dan mengembalikan kendali atas email Anda. Intip tips dari Productivity Expert Google, Laura Mae Martin, di artikel ini!
1. Berhenti berlangganan dari email yang tidak perlu
Periksa kotak masuk Anda dan identifikasi newsletter, pemberitahuan, atau email promosi yang tidak lagi diperlukan atau diinginkan.
Carilah tombol ‘berhenti berlangganan’ di bagian bawah email dan klik untuk menghindari pesan-pesan semacam itu masuk ke kotak masuk Anda di masa depan.
Berhenti berlangganan dari pengirim ini untuk mengurangi jumlah pesan yang masuk dan menjaga fokus kotak masuk Anda pada hal-hal penting.
Anda juga bisa menggunakan aplikasi seperti Unroll.me untuk dengan cepat berhenti berlangganan dari banyak email sekaligus.
2. Buat folder atau label yang membantu Anda mengorganisir email
Sudahkah Anda tahu bahwa Anda dapat membuat folder atau label pada kotak masuk email Anda?
Pastikan untuk membuat folder yang jelas dan deskriptif untuk email yang ingin Anda simpan.
Anda dapat mengategorikan pesan-pesan berdasarkan proyek, klien, atau topik, sehingga lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda butuhkan dengan cepat.
Baca juga: Cara Draft Email di Google Docs Sebelum Mengirim Email di Gmail
3. Manfaatkan filter email untuk secara otomatis menyortir pesan-pesan yang masuk
Tips ini akan membantu menyingkirkan email yang tidak penting dan mengurangi kekacauan dalam kotak masuk Anda.
Misalnya, Anda bisa membuat email dari bos atau klien penting masuk ke folder “VIP”, sementara newsletter masuk ke folder “Langganan”.
Hal ini memungkinkan Anda memastikan bahwa pesan-pesan penting tetap di kotak masuk Anda dan tidak terabaikan.
4. Gunakan fitur “snooze”
Anda dapat mengaktifkan fitur “Snooze” atau “Remind me later” yang memungkinkan Anda untuk sementara menghapus email dari kotak masuk dan memunculkannya kembali pada waktu yang diinginkan.
Hal ini sangat berguna untuk menghindari kelebihan inbox atau emosi negatif yang seringkali diakibatkan oleh email yang memenuhi kotak masuk Anda.
Mengaktifkan fitur ini juga sangat membantu untuk pesan-pesan yang memerlukan tindakan tetapi tidak memerlukan respons yang segera.
5. Arsip atau hapus email secara rutin
Jangan biarkan email Anda menumpuk selama berbulan-bulan. Dua opsi paling umum sebagai cara membersihkan email adalah mengarsipkannya atau menghapusnya.
Tetapkan waktu setiap minggu atau bulan untuk meninjau kotak masuk Anda dan membersihkan pesan-pesan yang tidak lagi Anda butuhkan.
Baca juga: Personalisasi Email Formal Menggunakan AI untuk Tingkatkan Efektivitas Komunikasi
Dengan menerapkan strategi ini, kotak masuk email akan lebih bersih dan terorganisasi dalam jangkauan, sehingga mengurangi stres dan frustasi akibat kotak masuk yang berantakan.
Dengan kotak masuk yang terorganisir, Anda dapat dengan mudah menemukan pesan yang diperlukan dan menghemat waktu.
Selamat mencoba, semoga sukses dalam membersihkan kotak masuk dan meningkatkan produktivitas Anda dengan cara yang efektif dan efisien!
Kunjungi blog PointStar untuk pelajari lebih banyak tips mengenai email, atau hubungi tim profesional PointStar untuk berintegrasi ke Google Workspace!
