Personalisasi Email Formal Menggunakan AI untuk Tingkatkan Efektivitas Komunikasi
Email merupakan salah satu alat komunikasi utama dalam dunia profesional. Menulis email formal yang tepat dapat menjadi jembatan untuk membangun hubungan profesional yang lebih baik dengan kolega, klien, atau mitra bisnis.
Namun, kesibukan yang tinggi sering kali menjadi kendala dalam menulis email formal yang efektif dan personal.
Oleh karena itu, AI hadir sebagai solusi untuk membantu meningkatkan kualitas dan personalisasi email formal Anda.
Artikel ini akan memandu Anda dalam memanfaatkan potensi AI untuk menyusun email formal yang efektif dan personal. Ikuti langkah-langkah berikut untuk memulai dengan mudah tanpa kebingungan!
1. Pemanfaatan AI sebagai alat bantu penulisan email
AI dapat membantu Anda dalam menulis email formal dengan menghasilkan draft awal email yang sesuai dengan konteks dan tujuan Anda.
Sebelum memulai, Anda harus menentukan jenis email apa yang ingin Anda tulis, misalnya seperti email undangan rapat, email konfirmasi kehadiran, email penawaran kerja sama, dan lain sebagainya.
AI menyediakan berbagai template email yang dapat Anda pilih berdasarkan jenis email yang ingin Anda tulis. Template ini telah dipersonalisasi dengan salam, penutup, bahkan isi email yang sesuai dengan konteksnya.
Dengan memanfaatkan AI saat menyusun email, kecerdasan buatan ini dapat memberikan saran kalimat yang sesuai dengan konteks email Anda. Hal ini dapat membantu menghemat waktu dan menghasilkan email yang lebih profesional.
2. Fitur AI untuk menyempurnakan tata bahasa, ejaan dan struktur kalimat
Selain membantu menyediakan template email, AI juga dilengkapi dengan fitur yang membantu Anda menyempurnakan tata bahasa, ejaan, dan struktur kalimat dalam email formal.
Fitur ini dapat mendeteksi kesalahan-kesalahan umum yang sering dilakukan manusia, seperti kesalahan ejaan, kalimat yang tidak lengkap, atau penggunaan struktur kalimat yang rumit.
Baca juga: 5 Contoh Teknologi Artificial Intelligence yang Mempermudah Kehidupan Digital
3. Pemanfaatan AI untuk menganalisis persona penerima email
Salah satu keunggulan AI adalah kemampuannya untuk menganalisis data penerima email dan menyesuaikan isi email dengan profil mereka.
Analisis yang cepat dapat dilakukan oleh AI dengan memanfaatkan informasi seperti jabatan, lokasi, dan minat penerima email.
Mengetahui persona penerima email merupakan hal penting yang terkadang sering diabaikan ketika hendak mengirim email.
Padahal, dengan mengetahui latar belakang dan persona penerima, Anda dapat menyesuaikan bahasa atau penulisan yang ingin digunakan untuk menyampaikan pesan yang lebih personal. Sehingga, hubungan komunikasi dapat terjalin dengan baik.
4. Cara AI membantu memilih salam dan penutup email yang tepat
AI juga dapat membantu Anda memilih salam dan penutup email yang tepat berdasarkan hubungan Anda dengan penerima.
Fitur ini akan mempertimbangkan faktor-faktor seperti formalitas hubungan, usia, dan budaya penerima. Dengan demikian, Anda dapat mambangun kesan yang positif dan profesional dalam komunikasi Anda.
5. Menggunakan AI untuk menulis email formal
Teknologi AI terbaik yang dapat Anda manfaatkan untuk menulis email formal adalah Gemini. Gemini menawarkan berbagai fitur yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan kualitas dan personalisasi email.
Gunakan prompt yang tepat sesuai dengan kebutuhan penulisan email, kemudian Gemini akan bantu generate jawaban yang diinginkan.
Anda dapat memulai dengan memberikan perintah menggunakan kata kunci, seperti “tuliskan email formal untuk keperluan kerja sama”. Kemudian, Gemini akan memberikan template email formal yang dapat Anda personalisasi sesuai kebutuhan.
Anda juga dapat memoles jawaban yang dihasilkan oleh Gemini dengan memberikan perintah tambahan agar menghasilkan jawaban yang lebih sesuai dengan kebutuhan.
Gemini dapat Anda gunakan secara gratis pada web maupun aplikasi di smartphone, sehingga Anda dapat menggunakannya kapan pun dan di mana pun Anda berada.
Anda juga dapat mengakses Gemini di Google Workspace untuk menggunakannya langsung di platform email yang Anda gunakan. Selain menulis email, Gemini pada Google Workspace juga membantu menyederhanakan dan mempercepat kolaborasi serta produktivitas saat bekerja.
Baca juga: Content Generator AI, Membantu Tingkatkan Kreativitas dan Kerja Sama Tim dalam Bekerja
Itu dia tips menulis email formal dengan memanfaatkan AI untuk membangun komunikasi yang lebih profesional.
Belum memiliki Gemini pada Google Workspace? Hubungi tim profesional PointStar untuk membantu Anda bertransformasi dengan AI hari ini!
