Ubah Suasana Meeting Online Lebih Efektif, Lakukan 7 Strategi Cerdik Ini!

Di zaman yang marak dengan transisi kerja jarak jauh, meeting online menjadi sarana wajib untuk tetap menjaga kolaborasi dan pekerjaan antar tim berjalan sesuai dengan rencana.

Namun, bisnis yang gagal merencanakan meeting online yang efektif dapat berujung pada masalah produktivitas.

Penjadwalan rapat yang direncanakan dengan buruk nyatanya merugikan perusahaan di Amerika Serikat lebih dari 9 miliar per tahun. 

Memiliki pekerja yang bekerja dari rumah dan beberapa yang secara bertahap kembali ke kantor membuat para pemimpin perlu menemukan strategi yang cocok untuk rapat virtual dengan tim campuran.

Panggilan video tentu merupakan cara yang ideal untuk karyawan di garis depan, karyawan yang bekerja dari jarak jauh, maupun karyawan yang berada di kantor untuk berkomunikasi satu sama lain.

Tetapi, memanfaatkan meeting online secara maksimal agar tetap efektif dan terencana perlu strategi tersendiri. 

Simak artikel berikut untuk mengetahui beberapa teknik rapat virtual yang berguna untuk tim Anda.

1. Mulai dengan agenda rapat yang jelas

Menjalankan rapat yang efektif tidak mungkin dilakukan tanpa agenda yang dipersiapkan dengan baik.

Penelitian menunjukkan sebagian besar profesional percaya bahwa menentukan objektif yang jelas sebelum memulai rapat adalah kunci rapat yang produktif.

Sebagai pemimpin rapat, Anda harus menentukan daftar poin pembahasan yang akan dicakup oleh proyek. Hal ini akan membantu tim atau anggota rapat yang lain untuk memberi saran saat diperlukan.

Bila perlu, Anda juga bisa mengirimkan poin dan materi pembahasan pada peserta rapat sebelum rapat dimulai sehingga semua peserta dapat bersiap dengan topik pembicaraan.

Prioritaskan dan tentukan tujuan Anda sebelum menambahkan perkiraan berapa lama waktu yang dihabiskan untuk membahas setiap poin.

2. Tetapkan aturan dasar saat rapat

Menetapkan aturan dasar dapat membantu memastikan bahwa rapat tetap berjalan sesuai rencana dan setiap orang saling menghormati satu sama lain.

Misalnya, Anda dapat menetapkan aturan untuk membisukan mikrofon saat Anda tidak sedang berbicara, atau meminta peserta untuk mengangkat tangan saat memiliki pertanyaan atau komentar.

Dengan begini, suasana meeting online bisa jadi lebih kondusif sehingga waktu dapat digunakan secara efektif.

3. Strategi menggunakan waktu dengan efisien

Menurut survei, karyawan di Inggris, Prancis, dan Jerman menghabiskan 187 jam rapat dalam setahun. Waktu yang banyak, bukan?

Namun hal terburuk tentang itu adalah para staf percaya 56% dari ini tidak membuat perbedaan pada hari kerja mereka.

Rata-rata profesional dari negara-negara yang disurvei menyia-nyiakan hampir 13 hari dalam setahun untuk rapat yang tidak produktif.

Maksimalkan waktu Anda saat meeting online dengan menetapkan jadwal dan menjadikannya patokan untuk memulai tepat waktu.

Prioritaskan topik pembicaraan berdasarkan urgensi dan kepentingannya agar diskusi  saat rapat lebih maksimal.

Baca juga: 5 Tips Google Calendar Desktop yang Membuat Anda Ahli dalam Manajemen Waktu

4. Jadikan meeting online lebih produktif

Meeting tanpa rencana mungkin bisa berujung sia-sia.

Sudah menjadi tugas Anda sebagai pemimpin rapat untuk memastikan semua anggota rapat memahami tugas mereka sebelum dan sesudah rapat.

And juga perlu mempertimbangkan peserta rapat dengan cermat. Sebab peserta rapat yang berlebihan dan tidak berkepentingan pada agenda rapat tertentu justru berdampak negatif dan menghambat produktivitas.

Pada poin ini, produktif tidak selamanya berarti menghasilkan sesuatu yang dampaknya bisa dilihat.

Namun bisa juga berarti produktif dalam memaksimalkan waktu dan topik pembahasan selama rapat.

5. Penting untuk dilakukan: Buat action plan

Meeting online akan lebih produktif jika Anda memberikan tugas atau tujuan tertentu untuk dicapai pada setiap agenda rapat.

Setiap orang yang mengikuti rapat tersebut akan mengetahui apa yang diharapkan oleh penyelenggara meeting dari mereka dengan menuliskan action plan terlebih dahulu.

Alokasikan 10 menit atau sebagian dari setiap rapat untuk mendistribusikan tugas yang dapat dibagi oleh karyawan jarak jauh maupun karyawan di kantor. 

6. Libatkan tim untuk berpendapat lebih aktif

Mintalah feedback atau dorongan untuk memberikan opini kepada anggota rapat saat meeting online.

Cara ini akan melatih ikatan sosial mereka yang bekerja jarak jauh untuk tetap terlibat di setiap agenda rapat.

Jika masih ada waktu luang saat rapat, Anda bisa mempertimbangkan untuk sesekali mengadakan ice breaking games untuk mempererat hubungan antar karyawan.

7. Pilih teknologi yang tepat untuk meeting online

Satu lagi strategi meeting online yang penting untuk diperhatikan, yaitu memilih teknologi yang tepat untuk mengakomodasi rapat virtual Anda. 

Pastikan Anda menggunakan platform yang solid dan dapat diakses dengan mudah oleh semua orang dalam tim. 

Anda bisa beralih menggunakan Google Workspace yang merupakan rangkaian produktivitas yang menghidupkan pekerjaan.

Anda dapat berkolaborasi bersama tim dengan lancar meskipun terpaut jarak melalui berbagai fitur seperti Dokumen, Spreadsheet, Slide, Calendar, Chat, juga Meet.

Google Workspace memberikan Anda lebih banyak kontrol dengan fitur yang memungkinkan Anda mengamankan dokumen dan data.

Baca juga: Menghemat Waktu dan Biaya dengan Teknologi Serverless Computing

Jika direncanakan dan dilaksanakan dengan benar, meeting online bisa sama produktifnya dengan rapat tatap muka.

Mulailah gunakan strategi untuk memaksimalkan pertemuan virtual Anda!