5 Keuntungan Google Workspace untuk Efisienkan Kolaborasi Bisnis

Tim Anda mungkin sudah menggunakan Google untuk saling terhubung. Namun, ada banyak keuntungan Google Workspace yang dapat Anda manfaatkan untuk efisienkan kolaborasi bisnis Anda.

baik melalui Gmail atau Google Hangouts untuk mengobrol dengan tim, atau Google Drive untuk menyimpan file dan bertukar dokumen dengan rekan kerja.

Versi konsumen aplikasi ini memudahkan tim untuk terhubung dan bekerja sama. Menariknya lagi, fitur tersebut dapat dinikmati secara gratis. 

Lantas, mengapa perusahaan Anda harus mempertimbangkan untuk upgrade ke Google Workspace atau yang sebelumnya bernama G Suite for Business?

Sederhananya, Google Workspace memberi organisasi Anda lebih banyak kontrol dan fitur.

Keuntungan Google Workspace ini memungkinkan Anda mengamankan dokumen dan data, berkolaborasi lebih efektif, dan memanfaatkan fitur serta program lanjutan.

Fitur ini membuat tim Anda bergerak lebih cepat, kolaboratif, dan terinformasi daripada sebelumnya.

Diantara banyaknya keuntungan Google Workspace, berikut 5 keuntungan paling signifikan yang dapat dirasakan organisasi Anda saat menggunakan Google Workspace: 

1. Security dan reability yang diberikan Google

Data Anda sepenuhnya milik Anda. Anda juga tentunya memiliki akses ke data Anda untuk mengelolanya sendiri.

Hal ini merupakan bagian dari perjanjian yang Anda tandatangani saat bergabung dengan Google Workspace.

Salah satu keuntungannya adalah Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkan keamanan data Anda di server. Google memberikan keamanan yang sangat baik dan melindungi data Anda dari peretas.

Mereka mengenkripsi setiap sesi browser dengan SSL. Pusat data Google yang dapat diandalkan memastikan bahwa data Anda selalu tersedia saat Anda membutuhkannya.

Tidak perlu khawatir tentang downtime, sebab komputasi awan memungkinkan transfer yang lancar antarserver, Anda tidak perlu khawatir tentang server mana yang menyelesaikan apa. Yang harus Anda lakukan adalah menggunakan aplikasi.

Jika terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti PC Anda rusak atau dicuri, Anda tidak perlu khawatir. Google mencadangkan pekerjaan Anda, Anda juga dapat memulihkan data serta menjalankannya dalam waktu singkat.

2. Kolaborasi secara real-time

Kolaborasi mungkin sulit dilakukan bahkan ketika semua orang berada di kantor.

Apalagi saat kultur hybrid working tengah marak sejak pandemi, karyawan yang work from office dan remote working mungkin akan lebih susah untuk berkolaborasi.

Google Workspace hadir dengan seperangkat alat kolaboratif yang eksklusif untuk edisi bisnis atau telah ditingkatkan dari edisi konsumen.

Dengan pengeditan bersama secara real-time di Google Workspace, tim dapat mengedit Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sama secara bersamaan.

Fitur ini memudahkan tim Anda yang bekerja dari jarak jauh untuk tetap menjaga komunikasi dan team work.

Mengembangkan ide dan mencapai kesepakatan lebih cepat menggunakan fitur komentar dan fasilitas lainnya yang disediakan oleh Google Workspace.

Jika masih perlu mendiskusikan hal lainnya, anggota tim dapat menggunakan Kalender untuk merencanakan rapat, mengadakan obrolan video via Google Meet tanpa batasan waktu, atau menyelesaikan secara spesifik menggunakan Spaces.

3. Google Workspace dapat diintegrasikan dengan CRM dan aplikasi pihak ketiga lainnya.

Tim Anda dapat berkolaborasi dengan lancar di seluruh platform dengan menghubungkan Google Workspace dengan CRM dan aplikasi produktivitas lainnya hanya dari aplikasi Google Workspace.

Karyawan mengakses aplikasi kerja dengan single sign-on, dan mereka tidak perlu membuang waktu untuk bolak-balik demi menduplikasi upaya (dan data). 

Bisnis Anda akan mendapatkan keuntungan dari peningkatan produktivitas, dan Anda tidak perlu khawatir tentang perbedaan data atau human error.

Tim sales dan tim layanan pelanggan, misalnya, dapat menggunakan konektivitas CRM untuk melacak tugas, panggilan, rapat, dan email secara otomatis di Salesforce tanpa harus keluar dari Gmail.

Mereka juga dapat menggunakan Google Workspace untuk mengakses kontak Salesforce dan analitik akun, serta hanya menarik data CRM ke Spreadsheet. 

Baca juga: Google Akan Mengapus G Suite Free Legacy? Ini Penjelasannya!

4. Efektivitas biaya

Anda tidak perlu membayar untuk pemeliharaan pusat data yang besar karena server di-host di tempat lain.

Google membangun pusat datanya dengan cara yang hemat biaya untuk memberikan penghematan kepada penggunanya.

Mesin ekstra, ruang, perangkat lunak, dan karyawan tidak termasuk dalam anggaran Anda. Anda hanya membayar paket Google Workspace yang Anda gunakan.

Karena Google mengelola aplikasi, setiap upgrade dan perbaikan perangkat lunak tidak diperlukan karena sudah ditangani sendiri oleh mereka.

Versi terbaru akan selalu tersedia untuk Anda. Anda tidak perlu khawatir memiliki sepuluh atau 10.000 karyawan karena perangkat lunak ini akan berkembang bersama Anda.

5. Semuanya dikontrol melalui konsol admin

Keunggulan Google Workspace yang selanjutnya adalah adanya fitur Konsol Admin Google Workspace untuk mengelola data, pengguna, dan aplikasi.

Tambahkan dan hapus pengguna dan grup, kelola perangkat, dan mengubah pengaturan keamanan menggunakan dashboard intuitif.

Selain itu, aplikasi yang tidak tepercaya dapat diblokir, kunci keamanan dapat diterapkan, dan mengaktifkan verifikasi dua langkah, misalnya.

Jika pengguna menggunakan komputer atau perangkat seluler baru untuk mengakses Google Workspace atau aplikasi terkait, Google mengirimi mereka pesan teks dengan nomor verifikasi yang harus mereka masukkan sebelum dapat mengakses data bisnis.

Untuk membantu melindungi organisasi Anda, Google Workspace menyertakan pemindaian email yang ditingkatkan, yang memeriksa risiko keamanan, serta analisis keamanan dan saran praktik terbaik. 

Baca juga: 5 Alasan Mulai Menggunakan Freshsales

Keunggulan Google Workspace ini dapat Anda nikmati jika bergabung bersama kami hari ini. Hubungi konsultan kami untuk merencanakan migrasi Anda ke Google Workspace!