Mengenal Digitalisasi Arsip dan Manfaatnya untuk Mencegah Pemalsuan dan Kehilangan Dokumen
Perkembangan teknologi yang makin canggih telah membuat kehidupan lebih efektif dan efisien. Banyak aspek di kehidupan ini yang sudah beralih ke digitalisasi, tak terkecuali digitalisasi arsip.
Digitalisasi arsip, atau disebut juga e-archive, merupakan proses penyimpanan dokumen secara digital yang dapat dilakukan lebih cepat dan mudah. Server cloud berperan penting dalam proses ini
Kehadiran digitalisasi arsip di dunia bisnis bahkan sudah banyak dilakukan. Contohnya saja seperti rekap absensi, pengumpulan dokumen, dan lain sebagainya.
Jika Anda menjalankan sebuah bisnis, penting untuk menerapkan digitalisasi arsip untuk menjaga keamanan dan mencegah kehilangan dokumen.
Apa saja manfaat digitalisasi arsip yang perlu Anda ketahui sebelum menerapkannya pada bisnis Anda? Simak selengkapnya di artikel ini!
1. Lebih efektif dan efisien
Inovasi teknologi diciptakan memang untuk memudahkan pekerjaan atau segala aspek di kehidupan.
Dengan menerapkan digitalisasi arsip pada bisnis, pengelolaan dokumen jadi lebih efektif dan efisien.
Tidak perlu repot lagi saat Anda harus mencari data pada tumpukan dokumen yang ada. Tinggal klik kolom search pada database dan data yang Anda inginkan dapat ditemukan dalam hitungan detik.
2. Menghemat waktu
Digitalisasi arsip juga membantu Anda menghemat waktu karena dapat memberi respon dan pelayanan yang lebih cepat.
Dokumen dapat lebih mudah diakses jika menggunakan sistem digitalisasi, hal ini membuat Anda dapat memberikan pelayanan yang lebih maksimal dan cepat.
3. Ramah lingkungan
Menyimpan ratusan, atau bahkan ribuan dokumen, secara manual tentu memakan ruang dan menyusahkan.
Pemborosan kertas dari dokumen manual dapat menimbulkan permasalahan sampah yang tidak ramah lingkungan.
Bayangkan jika masih banyak yang melakukan pengarsipan manual, penggunaan kertas yang menumpuk jadi lebih banyak. Belum lagi jika dokumen-dokumen tersebut berserakan.
Digitalisasi arsip dapat digolongkan sebagai upaya penyelamatan bumi sebab Anda sudah memindahkan dokumen-dokumen manual ke server cloud yang lebih eco-friendly dan aman.
Selain memudahkan Anda dalam bekerja dan mengelola dokumen, pengarsipan digital sudah membantu menyelamatkan bumi dengan gerakan paperless.
Baca juga: Mengenal Fitur Penting Document Management System, Solusi Memudahkan Manajemen Bisnis
4. Menurunkan risiko kehilangan dan pemalsuan dokumen
Pengarsipan yang dilakukan secara manual rawan akan kehilangan atau pemalsuan, ini mungkin menjadi concern Anda saat menjalankan bisnis. Dokumen-dokumen penting bisa saja tercecer, rusak, hilang, atau bahkan dicuri.
Namun dengan sistem digitalisasi arsip, dokumen dapat tersimpan dengan aman dan lebih terjaga sebab Anda dapat memegang akses dan melimitasi siapa saja yang dapat mengakses dokumen tersebut.
Anda juga dapat dengan mudah membagikan dokumen Anda dengan tim secara paperless, sehingga tidak memakan banyak ruang dan tetap menghemat waktu.
Dengan begini, penyebaran dokumen hanya dapat dilakukan dalam lingkup bisnis saja untuk meminimalisir pencurian dokumen pada pihak yang tidak bertanggung jawab.
5. Ramah di kantong
Tidak perlu ragu untuk beralih ke sistem pengarsipan digital, sebab untuk mengelola dokumen-dokumen Anda secara digital tidak perlu biaya yang besar.
Digitalisasi arsip tidak hanya menghemat waktu, namun juga menghemat biaya dan tenaga.
Budget untuk biaya teknologi mungkin akan besar pada awal proses. Namun dengan efisiensi dan kemudahan yang dapat Anda rasakan dalam mengelola dokumen tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
Baca juga: Digitalisasi Perbankan Melalui Strategi Multi-Cloud, Sebuah Langkah Memajukan Ekonomi
Tertarik untuk beralih mengarsipkan dokumen secara digital?
Lakukan konsultasi bersama konsultan cloud kami dan temukan pilihan digitalisasi arsip yang cocok untuk jenis bisnis Anda. Gabung bersama PointStar sekarang!
