Mengenal Fitur Penting Document Management System, Solusi Lebih Mudah Untuk Bisnis Anda
Kapan terakhir kali Anda mengingat arsip-arsip dokumen penting dalam perusahaan Anda? Menulis, mengarsipkan, dan menyimpan semua dokumen tentunya memakan banyak waktu dan seringkali diabaikan. Inilah mengapa Anda perlu mengenal apa itu document management system (DMS) dan bagaimana manfaatnya untuk bisnis Anda.
Pentingnya Peranan Manajemen Dokumen untuk Bisnis
Manajemen dokumen merujuk pada bagaimana bisnis Anda menyimpan, mengelola, dan mengarsipkan dokumen-dokumen, baik paper based maupun elektronik.
Ya, mungkin kegiatan di atas tampak begitu remeh apalagi karena membutuhkan ketelitian dan waktu yang banyak untuk melakukannya.
Padahal, manajemen dokumen sangat penting sebagai basis fundamental pengambilan keputusan dari setiap pengembangan langkah bisnis Anda di masa depan.
Oleh karena itu, adanya sistem document management system bisa membantu cut off waktu yang dibutuhkan serta memudahkan operasionalisasi pengarsipan dengan lebih mudah.
Apa Itu Document Management System dan Bentuknya?
Secara umum, DMS sendiri merupakan software yang bisa mengontrol dan mengorganisir dokumen di seluruh organisasi.
Bentuk dokumen paper based bisa ditangkap menjadi digital melalui scanner, lalu software bisa merinci workflow, membangun arsip dokumen, COLD/ERM, sistem output, dan sistem pengambilan informasi.
Baca juga: Tips & Trik Mengoptimalkan Penggunaan Google Docs
4 Fitur Penting dalam Document Management System
Ada beberapa fitur penting dalam document management system yang membuatnya sangat mudah untuk mengelola dokumen bagi perusahaan Anda, yakni:
Check-in Check Out
Fitur ini bisa membantu Anda untuk mengelola siapa yang tengah menulis atau mengubah dokumen.
Anda pasti pernah mengalami masa ketika rekan kerja tengah menyunting dokumen yang sedang Anda kerjakan secara bersamaan, bukan?
Fitur DMS akan membantu mencegah hal serupa terjadi sehingga tidak ada overwrite tulisan dari orang yang berbeda.
Selain itu, DMS bisa mengatur siapa saja pekerja yang berwenang dalam penyuntingan atau pengamat dokumen tersebut. Anda bisa menentukan siapa yang diizinkan untuk “Edit” atau “View Only”.
Kelola Versi yang Ada
Masih sehubungan dengan fitur di atas, DMS juga bisa membantu mana versi dokumen yang akan dikerjakan dan mana yang sudah selesai sehingga bisa melacak perbedaan versi.
Anda juga tidak lagi bingung bila dokumen diperbaharui sepanjang waktu karena Anda bisa memilih mana versi sebelumnya yang bisa digunakan sebagai referensi.
Tidak hanya itu, ada pula fitur rollback yang bisa mengaktifkan versi dokumen sebelumnya bila terjadi error atau masalah lain.
Baca juga: 5 Alasan dan Keuntungan Menggunakan Google Workspace
Pengindeksan, Penyimpanan, dan Penarikan Dokumen
Document management system bisa membantu Anda untuk melacak dokumen elektronik yang disimpan di dalam sistem dengan mudah.
Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengklasifikasikannya secara spesifik berdasarkan isi masing-masing dokumen.
Tentunya lebih mudah daripada dilakukan secara manual, bukan? Indeks yang mudah membuat Anda bisa menarik dokumen secara efisien dan akurat.
Fitur penyimpanan sendiri juga meliputi lokasi-lokasi spesifik di mana dokumen bisa disimpan di dalam sistem, durasi penyimpanan, dan penghancuran dokumen bila sudah tidak diperlukan lagi.
Sedangkan penarikan dokumen mencakup akses dan izin masing-masing dokumen dan pencarian yang sangat spesifik.
Keamanan Dokumen yang Terjaga
Bukan rahasia lagi bila keamanan dokumen dari ancaman seperti malware menjadi prioritas utama dalam penyimpanan dokumen.
Hal ini termasuk menjadi keunggulan DMS serta adanya fasilitas backup. Bayangkan bila dokumen Anda rusak atau pun tidak dapat diakses, tentunya akan menjadi masalah besar dalam memutuskan proses bisnis ke depannya.
Itulah 4 fitur penting document management system yang wajib diketahui sebagai perlindungan dan pengembangan bisnis Anda yang lebih baik.
Sudah siap untuk mencoba dan beralih ke DMS yang efektif dan efisien untuk perusahaan Anda?
