Visi Cara Kerja Baru dalam Transformasi Digital VIVERE Group

Visi Cara Kerja Baru dalam Transformasi Digital VIVERE Group

Pandemi telah memicu perubahan pada gaya kerja kita, dari semula WFO (Work From Office) menjadi WFH (Work From Home). Dalam perspektif IT, tantangan terbesar yang timbul adalah peningkatan dukungan pengguna yang harus disediakan. Pengguna menuntut lebih banyak dukungan IT untuk mengelola email mereka bahkan diluar jam kerja. Oleh karena itu, VIVERE Group memutuskan untuk memulai transformasi Cloud mereka dengan Google Workspace dan menambah daftar Perusahaan Indonesia yang mempercayai Google sebagai mitra digitalisasi untuk solusi produktivitas dan kolaborasi. Kata ‘Vivere’ sendiri berasal dari bahasa Latin atau Italia, yang berarti hidup dengan berusaha untuk tumbuh, dan berkembang. VIVERE Group membuka perusahaannya pada tahun 1984 dan mencakup segmen industri mebel, interior, dan perlengkapan ruangan lainnya. VIVERE Group memiliki 6 lini bisnis, yaitu konstruksi interior, manufaktur mebel, perdagangan, distribusi, ritel, dan ekspor. Keenam lini bisnis ini bersinergi dan saling melengkapi, dengan memberikan solusi interior dan furnishing end-to-end kepada pelanggannya. VIVERE Group kini telah menjadi merek mebel terkemuka di Indonesia, dengan cakupan pasar sampai luar negeri. 

Sebelum bergabung dengan Google Workspace, VIVERE Group mengelola email mereka di platform lokal yang tidak berstandar. Efeknya adalah desentralisasi penggunaan email karena banyak pengguna menggunakan platform email berbeda sehingga sulit dikontrol oleh tim IT. Pembaharuan versi dari email pun harus dilakukan secara manual setiap tahun yang ternyata membutuhkan begitu banyak sumber daya dan anggaran, tanpa adanya nilai tambah yang bisa diperoleh. Kapasitas penyimpanan data dan keamanan email menjadi perhatian utama tim IT VIVERE Group. Hal ini disebabkan karena VIVERE Group pernah mengalami kasus email phising yang mengakibatkan kerugian finansial di masa lalu. Selain itu, pertumbuhan kebutuhan penyimpanan data untuk pengguna telah meningkat secara eksponensial. Hal ini sulit diatasi dengan solusi on-premise yang ada. 

Masalah ini mengarah pada tindakan end-user untuk mencari self-drive mereka sendiri yang membuat kami sebagai tim IT menjadi khawatir pada aspek keamanan data yang kami miliki. Jika pengguna menyimpan data file mereka di tempat penyimpanan mereka sendiri, kontrol tim IT akan menjadi lebih lemah. Maka dari itu, kami memilih Google Workspace sebagai solusinya.

Donny Fernando - HEAD OF INFORMATION SYSTEM

Saat ini, transformasi digital yang semakin pesat berdampak pada peningkatan ukuran data yang signifikan sehingga membutuhkan tambahan penyediaan kapasitas penyimpanan data. Banyak data tidak terstruktur yang berserakan karena tidak ada ruang penyimpanan yang memadai dan terstandarisasi di VIVERE Group sebelumnya. Namun dengan hadirnya Google Workspace, VIVERE Group dapat melakukan sentralisasi data dalam waktu yang cukup singkat. Dengan memusatkan data, tingkat keamanan data akan meningkat. Selain itu, data yg terkumpul juga dapat digunakan sebagai alat analisis di masa mendatang. Penggunaan platform penyimpanan terpusat dan jaminan keamanan data mendorong tingkat kolaborasi maksimum dalam organisasi kerja VIVERE Group. Hal ini mendorong hilangnya batas antar badan hukum, sehingga tercipta kerjasama kolaboratif yang baik antar anggota tim. Pada akhirnya, hal ini dapat meningkatkan produktivitas perusahaan dan pendapatan bagi VIVERE Group melalui optimalisasi layanan dan tingkat kepuasan para pemangku kepentingannya. 

VIVERE Group menyadari bahwa mereka membutuhkan solusi SAAS berbasis Cloud untuk membantu proses adaptasi dengan lingkungan kerja yang semakin dinamis dengan menggunakan alat kolaborasi yang lebih cepat dan mudah dipakai untuk mengantisipasi semua perubahan ini. VIVERE Group mengadopsi pendekatan baru dengan mengambil keputusan bisnis strategis untuk beralih ke teknologi Cloud dengan tujuan untuk mempertahankan pertumbuhan di setiap lini bisnis mereka di tengah ekosistem ekonomi Indonesia yang tidak menentu akhir-akhir ini. Mengingat bahwa lokasi karyawan VIVERE Group yang tersebar di seluruh penjuru negeri, kolaborasi menjadi hal yang sangat penting untuk menjaga stabilitas bisnis VIVERE Group, terutama di masa pandemi ini. Dengan perubahan terjadi akibat dari aturan pembatasan sosial dari pemerintah yang diterapkan baik dalam skala menyeluruh di setiap wilayah Indonesia, karyawan di VIVERE Group dituntut untuk dapat bekerja dari mana saja melalui perangkat mereka sendiri, atau dikenal juga sebagai BYOD (Bring Your Own Devices). BYOD dapat digunakan oleh karyawan VIVERE Group  untuk saling berkoordinasi, menjual produk atau layanan, mengakses data katalog, dan mengirim email dari mana saja di luar kantor, bahkan dalam kondisi mobile. Inilah alasan utama VIVERE Group memilih Google Workspace sebagai platform solusi berbasis Cloud untuk fitur produktivitas dan kolaborasi.

Salah satu transformasi cara kerja di tengah pandemi yang diterapkan oleh VIVERE Group adalah mengubah rapat konservatif/tatap muka menjadi rapat virtual. “Sebagai bisnis lokal, kami memiliki visi menjadi perusahaan kelas dunia. Dengan segala tantangan yang kami hadapi, kami mencari solusi lengkap yang terdiri dari office tools, platform konferensi video, chatting, dan penyimpanan data untuk merekam pertemuan kami. Fitur-fitur tersebut dapat mendukung cara kerja baru kami dalam hal kolaborasi. Berdasarkan penelitian saya pada karyawan, kami membutuhkan fitur ini untuk meningkatkan efektivitas rapat kami, terutama untuk rapat virtual skala besar. Dan sekarang kami memiliki solusi tersebut di depan mata kami dalam bentuk Google Workspace” tambah Donny, yang bertindak sebagai manajer proyek untuk implementasi Google Workspace di VIVERE Group.

VIVERE Group mengambil keputusan untuk menggunakan edisi Google Workspace Enterprise untuk lebih dari 500 pengguna dalam organisasi mereka. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan fitur AppSheet, yang hanya tersedia di lisensi Enterprise, untuk mempercepat kemajuan transformasi digital VIVERE Group saat ini dan di masa depan. Dengan bantuan PointStar sebagai partner premier Google di Indonesia, proses transformasi dan transisi ke Google Workspace berjalan lancar tanpa kendala. Change management juga diprioritaskan oleh tim IT VIVERE Group. VIVERE Group juga membentuk tim change management nya sendiri, dengan bantuan tim Corporate Marketing yang ditugaskan untuk menyampaikan kampanye transformasi digital ini kepada seluruh karyawan internal. PointStar berperan untuk memberikan bimbingan dan dukungan lengkap demi memastikan kelancaran proses transformasi digital VIVERE Group yang berlangsung dalam kurun waktu yang relatif cepat.

VIVERE Group memperoleh berbagai manfaat dari implementasi Google Workspace, khususnya dari segi anggaran, visi masa depan dengan cara kerja baru, dan kekayaan data. Dari sudut pandang anggaran, Google Workspace adalah opsi terbaik untuk solusi berbasis Cloud yang terjangkau dan lengkap dalam hal kolaborasi. Ditambah lagi, kolaborasi sebagai cara kerja baru menjadi visi dari metode kerja VIVERE Group sekarang dan di masa mendatang. Kolaborasi terbukti dapat meningkatkan produktivitas dan proses kerja yang lebih efisien. Implementasi dan adopsi Google Workspace di VIVERE Group diharapkan untuk dapat mencapai visi VIVERE Group menciptakan cara kerja baru yang lebih cepat melalui kerjasama kolaboratif guna meningkatkan produktivitas perusahaan, yang nantinya akan mengantarkan  VIVERE Group menjadi Perusahaan Kelas Dunia di masa depan.