Time International: Dari on-premise ke cloud Google Workspace untuk Infrastruktur IT yang Lebih Baik
Time International merupakan perusahaan yang bergerak di bidang retail dan berkomitmen pada promosi dan apresiasi budaya horologi, fashion brand mewah dan gaya hidup.
Didirikan pada tahun 1960, Time International mengelola dan mengoperasikan kedua toko ritel multi-merek, termasuk retail jam tangan terkemuka The Time Place, INTime, Urban Icon, dan @Time – serta butik merek tunggal untuk beberapa merek paling terkenal di dunia, di antaranya Chanel, Cartier, TAG Heuer, Fendi, Fossil, Tory Burch, Chopard, Berluti, DIESEL, Innisfree, Laneige, Valentino, REDValentino, Breitling, Lumine, Tissot, Zegna, dan yang terbaru Celine.
Tidak hanya ingin menjadi yang terbaik, perusahaan yang memiliki misi menjadi pembudidaya dan kurator terkemuka di Indonesia ini juga turut mengedepankan model gaya kerja terbaik dengan menggunakan sistem terbaik sebagai pendukungnya.
Menggandeng PointStar, Time International mulai beralih dari sistem on-premise ke sistem cloud Google Workspace. Perusahaan yang telah memiliki lebih dari 120 toko yang tersebar di seluruh Indonesia ini awalnya memiliki kendala pada email sistem yang digunakan. Karena sistem on-premise membutuhkan lebih banyak perhatian mulai dari pemeliharaan, dan pengaturan akan masuk dan keluarnya email dari dan ke perusahaan.
Sebelum pakai G Suite (Google Workspace), kita pakai aplikasi email sistem, kita host di tempat kita sendiri, jadi tidak di cloud, dan karena servernya milik sendiri, jadi kita olah sendiri juga.
Denis Christian, Head of IT Division Time International
Masalah yang paling signifikan yang dirasakan perusahaan dengan total 1200 karyawan ini ada di sistem email. Tim diminta harus selalu siaga untuk mengatur dan memantau spam yang kerap kali masuk, ditambah dengan waktu khusus yang diperlukan untuk melakukan monitor pada hardware yang digunakan.
Semenjak beralih ke Google Workspace, harapan besar untuk menggunakan email sistem yang stabil mulai terpenuhi. Dengan garansi uptime yang tinggi, tim di Time International mulai merasakan manfaat dari penggunaan sistem email berbasis cloud ini. Kekhawatiran terhadap downtime juga bisa diminimalisir karena sistem yang digunakan telah terpercaya.
“Dengan pindah ke cloud, kita bisa dapat garansi uptime yang tinggi, kalau dulu butuh banyak yang kita siapkan kalau mau dapat SLA tinggi,” ujar Denis.
Jika sebelumnya terdapat masalah pada sistem on-premise, hal yang perlu diperhatikan dengan cepat adalah proses penggantian hardware yang digunakan, ditambah saat kekurangan ruang penyimpanan, membutuhkan perhatian ekstra agar bisa cepat menambah ruang yang dibutuhkan, namun dengan beralih ke cloud, permasalahan tersebut bisa dihindari, ditambah dengan sistem keamanan Google yang telah terjamin.
“Enaknya di cloud, tidak harus repot melihat hardware, kalau ada problem dulu di on-premise, kita harus ganti hardwarenya, kalau storage butuh tambahan harus ditambah, kalau sekarang betul-betul praktis, cukup lihat ke dashboard, kalau ada yang kurang bisa kita tambah dengan cepat,” tambah Denis Christian, Head of IT Division Time International.
PointStar sebagai mitra premier Google Cloud di Indonesia menjamin agar proses migrasi berjalan dengan mulus dan selalu siap menjawab keluhan dan pertanyaan yang dibutuhkan tim Time International dalam proses migrasi lebih dari 800 user yang memakan waktu sekitar 2 bulan ini.
Hampir semua perusahaan terdampak pandemi virus corona, tidak terlepas dengan Time International. Kesuksesan migrasi perusahaan yang dipimpin oleh Irwan Mussry ini membuat alur kerja tetap bisa bisa berjalan dengan baik berangkat dari fitur-fitur yang ada di Google Workspace. Terlepas dari pentingnya menjawab kebutuhan sistem email yang menjadi kendala, fitur lain seperti Google Meet juga tidak kalah penting menjadi penyelamat di kala pandemi.
“Memang terbantu sekali semenjak kita pakai Google Workspace, karena ada Google Meet, kita sering pakai untuk support kerja selama pandemi. Tim dari PointStar juga selalu sigap dan cekatan menjawab semua kebutuhan kami, jadi proses peralihan dari sistem yang lama ke yang baru ini kita merasa sangat mudah dan praktis”, tambah Denis.
Selain penggunaan email, beberapa fitur yang sering digunakan oleh tim di antaranya adalah Google Docs, Google Sheets, hingga Google Meet. Selain fitur-fitur tersebut, guna menunjang kemudahan bekerja di tengah pandemi, ditambahkan add-on Pandadoc sebagai fitur tanda tangan digital yang memudahkan proses persetujuan dokumen penting saat kegiatan tatap muka dihilangkan selama satu tahun belakangan ini.
Selain telah membantu meningkatkan produktivitas tim IT, tim lain juga turut mendapatkan manfaat dari sisi kolaborasi berkat fitur-fitur yang tersedia di Google Workspace.
“Google Suite (Google Workspace) dapat membantu mengintegrasikan kebutuhan dalam pekerjaan, baik email, penyimpanan dokumen, working arrangement dan virtual meeting,” tutup Ronald Sofjan, GM Finance Time International.
