8 Strategi Memecahkan Masalah Komunikasi di Perusahaan Retail
Membagikan informasi terkini dari kantor pusat ke pekerja toko di perusahaan retail kerap kali menyulitkan karena beberapa karyawan berada di toko dan yang lainnya berada di kantor.
Ditambah dengan berbagai perangkat yang digunakan untuk mengakses media komunikasi seperti email, pesan singkat, dan internet.
Memilih metode yang tepat bagi semua orang untuk mendapatkan informasi penting tidak mudah, dan membuat keputusan yang salah bisa mengakibatkan berbagai gangguan pesan di sistem komunikasi perusahaan di bidang retail.
Apa saja masalah komunikasi yang biasa dihadapi karyawan di perusahaan retail? Bagaimana cara menghindarinya? Simak selengkapnya di artikel ini!
Beragamnya masalah komunikasi di perusahaan retail
Masalah komunikasi bagi tim yang bekerja di perusahaan retail cukup beragam, mulai dari pesan yang tidak sampai, tingginya angka perputaran karyawan (turnover), dan kurangnya pelatihan.
Komunikasi inter-manajemen yang buruk bisa berdampak pada komunikasi yang salah antara perusahaan dan toko-toko yang tersebar.
Komunikasi yang kurang antara pihak toko dan orang gudang, misalnya, akan menghasilkan pesan proses distribusi yang kurang baik karena orang-orang ini tidak bekerja dalam jam kerja dan tempat kerja yang sama.
Masalah ini menjadi isu bagi tim yang ada di perusahaan yang mencoba membuat metode komunikasi yang konsisten bagi tim yang ada di lapangan.
Salah satu cara termudah untuk memecahkan masalah di industri retail ini adalah dengan menjamin semua orang di perusahaan menggunakan platform yang sama untuk semua pesan dan informasi, baik itu karyawan di kantor atau di lapangan.
Dengan menggunakan metode komunikasi yang tersentralisasi, pesan yang ingin disampaikan bisa sampai pada orang yang tepat.
Berikut adalah strategi komunikasi yang efektif untuk memecahkan delapan jenis celah di strategi komunikasi retail Anda, mulai dari memusatkan pesan Anda hingga menyegmentasikan audiens untuk membuat access point HR tunggal.
Hindari penyebaran pesan
Orang cenderung berkomunikasi lewat berbagai cara, mulai dari berkirim pesan di Google Chat, chatbot, group chat, email, hingga Whatsapp.
Dengan mengirimkan banyak pesan ke media yang berbeda-beda, pesan yang Anda terima terlalu banyak, padahal informasinya serupa.
Dengan memfokuskan pesan bagi karyawan, Anda bisa membuat sistem yang dapat meningkatkan komunikasi in-store dan membuat semua karyawan di berbagai level tahu semua informasi terkini perusahaan.
Segmentasikan pesan Anda berdasarkan audiens
Store Manager dan karyawan sering merasa kepayahan dengan pesan yang mereka terima.
Sebanyak 64% responden mengatakan cukup sulit berurusan dengan pesan yang diterima dari kantor pusat dan toko.
Anda bisa memangkas pengiriman pesan hanya pada audiens yang perlu menerima pesan itu saja, permudah distribusi, tingkatkan produktivitas.
Dengan menyegmentasikan audiens, Anda bisa menghapus pesan di kotak masuk karyawan yang sekiranya tidak terlalu membutuhkan informasi tersebut.
Proses ini selaras dengan bagaimana peran marketing di perusahaan untuk memilah audiens, dan hanya berfokus pada orang yang relevan menerima pesan itu saja.
Tentukan fokus pesan Anda
Walaupun dalam berbagai kasus pesan Anda perlu berisi informasi yang detil, pesan yang berisi daftar pekerjaan bisa menggunakan fokus yang lebih tepat.
Setiap pesan bisa sampai ke inti yang lebih cepat dengan menjelaskan secara singkat apa yang perusahaan Anda inginkan dari perubahan, detil tentang mengapa hal itu diperlukan, dan beritahu karyawan Anda apa yang harus dilakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakannya.
Kemudian, dengan menggunakan intranet perusahaan, Anda bisa memberikan tautan yang berisi dengan informasi yang lebih dalam terkait pesan yang dimaksud.
Tidak selalu harus berupa daftar penjelasan panjang. Anda juga bisa menambah infografik dan video untuk memudahkan pemahaman karyawan dan meminimalisir kesan membosankan.
Jangan lupa follow up
Dari sekian banyak email yang ada di kotak masuk Anda, berapa banyak waktu yang Anda luangkan untuk membacanya semua?
Hanya yang paling relevan dan berhubungan dengan tenggat waktu saja, bukan? Karyawan Anda di toko juga melakukan hal yang sama.
Jika pesan perusahaan masuk tapi tidak terbaca, hal ini dapat menyebabkan pekerjaan dan perubahan tidak bisa dipahami oleh karyawan dengan baik.
Sebagai contoh, PSBB di Jakarta statusnya masih akan terus dievaluasi tiap dua minggu. Jika tidak menerima email perusahaan terkait perubahan jam kerja selama PSBB, hal ini bisa menimbulkan kekecauan di lapangan; perusahaan terkena sanksi karena dianggap tidak mematahui peraturan PSBB, karyawan datang terlalu awal karena tidak tahu ada perubahan jam kerja, dan lain sebagainya.
Untuk memastikan hal ini tidak terjadi, gunakan alat pelacak email (anonim) yang bisa memberitahu Anda pesan mana saja yang telah terbuka, terabaikan, dan mana saja yang telah selesai.
Dengan begini Anda tahu kapan harus melakukan follow up, dan mengetahui jenis email apa yang efektif untuk mengantarkan pesan.
Terhubung dengan karyawan Anda di mana pun
Solusi kolaborasi intranet berbasis cloud membantu karyawan selalu terhubung di mana pun lokasi retail berada di seluruh dunia.
Secara geografik tim yang tersebar di penjuru kota atau negara sering kali mengalami masalah komunikasi dengan kantor pusat.
Mereka hanya bergantung pada agenda meeting untuk mengetahui informasi penting, namun tidak semua karyawan berada di toko dalam waktu yang bersamaan.
Bagaimana menyatukan seluruh karyawan yang terpaut jarak dan perbedaan waktu?
Solusi intranet perusahaan mampu menghubungkan seluruh karyawan di manapun mereka berada, dan membuat lini komunikasi yang lebih responsif.
Hubungkan toko dengan kantor pusat
Jika karyawan di toko memiliki pertanyaan seputar kerjaan yang tengah mereka kerjaan, adakah media komunikasi yang tepat untuk menghubungi orang yang dituju?
Kadang Anda menemukan kesalahan letak barang di toko dan memerlukan tim di kantor untuk segera memberikan arahan.
Kadang juga toko tersebut perlu beberapa tugas yang harus dikerjakan, atau kekurangan staff yang bisa membantu.
Apa pun alasannya, masalah komunikasi di industri retail harus dialamatkan pada kedua belah pihak, dan karyawan yang ada di toko harus segera menyampaikan informasi ini dengan cepat ke perusahaan.
Perbaiki kerusakan komunikasi bagi karyawan remote
Solusi mobile sangat dibutuhkan jika pekerjaan Anda menuntut untuk selalu berpindah dari satu tempat ke tempat lainnya, selalu ada di lapangan, dan jarang ada di balik meja.
Baik itu sedang mengunjungi toko atau masalah layanan pelanggan, karyawan Anda jarang berada di depan komputer untuk mengakses email yang dbutuhkan.
Komunikasi retail bisa diperbaiki dengan platform komunikasi perusahaan yang menggabungkan antara media sosial dan kebutuhan portal perusahaan.
Ada garis samar antara pekerjaan dan urusan personal karena kebanyakan karyawan dengan mobilitas tinggi selalu berkomunikasi via chat messaging.
Hal ini bisa dihindari jika Anda memberikan akses platform komunikasi perusahaan yang tidak hanya dapat menjaga profesionalitas, namun juga tetap bisa bersantai dan bersenda gurau dengan fitur media sosial di dalamnya.
Kurangi masalah HR dengan sentralisasi
Permudah proses penerimaan karyawan baru dan kegiatan bekerja sehari-hari dengan access point singular yang dapat mengurangi beban terkait pelatihan, perkembangan karir, dan tingginya angka pergantian karyawan.
Dengan menggunakan perangkat yang tepat, retailers bisa membangun hubungan karyawan yang kuat dan berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang baik. Rancang platformnya untuk mendukung misi Anda.
