Infobesitas: Pentingnya Mengatur Luapan Informasi bagi Karyawan
Infobesitas menjadi hal yang tak bisa kita hindari. Masyarakat cenderung menelan dan menerima data dalam jumlah banyak secara terus-menerus. Setiap hari kita terpapar berita di dunia, perkembangan teknologi, hingga isu politik. Informasi yang kita dapat bisa datang dari berbagai sumber, mulai dari media sosial, TV hingga internet. Tanpa kita sadari, informasi yang kita terima juga bersumber dari iklan yang sesuai dengan pencarian personal kita. Paparan informasi yang kita terima sehari-hari ini juga berdampak pada dunia kerja.
85% email kantor diakses selama 2 menit dan dibutuhkan 24 menit untuk kembali ke pekerjaan setelah mengakses email.
Harvard Business Review
Kebiasaan yang kita buat sehari-hari dalam mencari informasi ini juga diaplikasikan di kantor. Dikutip dari Harvard Business Review, di rumah, 90% pengguna menghabiskan waktu 3 menit untuk membaca pesan mereka. 85% email kantor diakses selama 2 menit dan dibutuhkan 24 menit untuk kembali ke pekerjaan setelah mengakses email. Digabung dengan tingginya tingkat digitalisasi di kantor yang menyebabkan luapan informasi menjadi semakin cepat.
Karyawan memainkan peran penting untuk melawan luapan informasi yang ada. Maka dari itu, penting untuk meningkatkan kesadaran karyawan bagaimana mengatur infobesitas di jam kerja.
Berikut 5 tips yang bisa Anda gunakan untuk melawan luapan informasi pada kegiatan sehari-hari di kantor.
Beri limitasi waktu
Luapan informasi bisa menjadi candu. Karyawan harus mengalokasikan batasan waktu saat mengumpulkan informasi. Hal ini dapat mengurangi kegiatan tak produktif saat Anda membuka serangkaian tautan di informasi yang tengah Anda buka atau baca.
Tetapkan prioritas
Otak manusia punya batasan. Disarankan untuk memilih antara 3-5 pekerjaan dan fokus bekerja pada hal tersebut selama jam kantor. Karyawan bisa membuat to-do-list dan berfokus pada agenda yang telah dibuat selama 1 hari, sehingga dapat membantu karyawan untuk fokus lebih lama dan mencegah luapan informasi masuk ke dalam daftar agenda karyawan.
Multitasking
Tidak bisa dipungkiri kita semua melakukannya. Pertanyaannya: Bisakah kita melakukannya dengan lebih baik? Karyawan sering kali berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya, karena mereka merasa suntuk dengan pekerjaan yang tengah dikerjakan. Namun ada harga yang harus dibayar dari kebiasaan multitasking ini. Direkomendasikan untuk mengelompokkan tugas yang serupa secara beriringan. Hal ini memudahkan Anda untuk beralih ke informasi yang relevan dari pekerjaan satu ke pekerjaan lainnya dan akan mengurangi waktu konsenstrasi. Hal ini juga dapat mengurangi beban kognitif yang terjadi pada otak manusia saat tengah mengumpulkan informasi.
Meeting
Tips-tips diatas sangat berguna ketika kita membuat agenda meeting. Membuat agenda meeting yang banyak sekaligus dapat mempengaruhi fokus Anda. Pastikan Anda membuat agenda meeting yang serupa untuk satu hari, dan atur jadwal meeting kantor yang tepat agar karyawan tidak kewalahan memproses informasi dalam satu hari.
Kontrol
Email bukan satu-satunya hal yang menjadi interupsi di kantor. Karyawan sering kali terganggu dengan panggilan telepon, notifikasi media sosial, chat, dan lain sebagainya. Karyawan harus bisa mengatur notifikasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Matikan alarm saat meeting, dan dengan membuat agenda yang tepat, Anda bisa lebih mudah konsentrasi mengerjakan pekerjaan Anda.
Mengatur infobesitas secara garis besar dapat meningkatkan performa dan produktivitas karyawan. Masing-masing harus sadar akan bahaya paparan informasi yang melimpah, yang menyebabkan buyarnya konsentrasi di jam kerja. Intranet perusahaan dapat membantu mengorganisir informasi yang dapat diterima karyawan secara efektif dan terstruktur.
Lumapps sebagai salah satu solusi intranet yang dapat mengakomodir semua konten dan kebutuhan perusahaan di dalam G Suite. Jika Anda ingin tahu lebih lanjut seputar kebutuhan internet bagi perusahaan, cari tahu selengkapnya di sini.
