Namun bila tidak ditangani dan diorganisir dengan baik, penggunaan email Workspace akan menimbulkan permasalahan produktivitas dan lainnya. 

Di artikel ini, kami akan membagikan bagaimana cara memanfaatkan potensi email Workspace untuk bekerja lebih cerdas dan efektif menggunakan teknologi AI yang ada pada Google Workspace.

Google memperkenalkan Gemini, yang merupakan teknologi AI paling mutakhir dari Google, sebagai asisten AI yang kini dapat digunakan pada Google Workspace.

Dengan adanya Gemini pada Google Workspace, penulisan email dan kolaborasi tim akan lebih efektif dan meningkat. 

1. Menyusun email dengan cepat dan efisien

Gemini dapat membantu Anda membuat draft email dengan cepat dan mudah. 

Cukup tuliskan ide atau poin penting yang ingin Anda sampaikan dengan sebuah prompt yang sederhana, maka Gemini akan menghasilkan draft email yang sesuai kebutuhan.

Selain menyusun draft email, Gemini juga dapat membantu menyusun balasan email yang informatif dan profesional. Anda hanya perlu memberikan perintah berupa ringkasan isi email yang diterima dan instruksi terkait balasan.

Jika Anda merasa email Anda masih terlalu sederhana untuk sebuah email bisnis profesional, Anda juga bisa meminta bantuan Gemini untuk menyempurnakan email Anda. 

Gemini dapat memperbaiki tata bahasa, menambahkan informasi, atau memformat teks sesuai keinginan. 

2. Mengelola tugas dan menjadi pengingat

Gemini pada Google Workspace dapat mengubah instruksi tugas dari email menjadi tugas yang dapat diselesaikan pada fitur Google Task.

Secara otomatis, Gemini dapat membuat tugas dengan judul, deskripsi, dan tenggat waktu yang tepat untuk Anda.

Jika Anda memiliki jadwal atau acara penting, Gemini juga dapat mengatur pengingat di Google Calendar. Cukup sebutkan apa yang perlu diingatkan, contohnya seperti acara, waktu, atau tempat.

Baca juga: 5 Tips Membuat Akun Email Pribadi yang Aman dan Privat di Gmail

3. Menerjemahkan email dan mendapatkan informasi kontekstual

Selain membantu menulis email Workspace yang profesional, Gemini juga dapat menerjemahkan email secara otomatis ke bahasa yang Anda pilih. 

Hal ini tentu bermanfaat untuk berkomunikasi dengan tim atau klien yang menggunakan bahasa yang berbeda.

Tidak hanya itu, konten email dapat dikontekstualisasikan oleh Gemini dengan definisi istilah dan frasa, biografi orang yang diberikan, atau tautan ke artikel yang relevan. 

Dengan adanya fitur ini, Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang isi email.

4. Mengelola kotak masuk dengan efektif

Jika Anda ingin menemukan email yang Anda cari dengan lebih cepat, Gemini dapat membantu Anda menyortir dan memfilter email berdasarkan pengirim, penerima, kata kunci, atau tanggal.

Gemini juga dapat menghapus email yang tidak diperlukan, seperti email spam atau email promosi. Hal ini membantu menjaga kotak masuk Anda tetap bersih dan terorganisir.

5. Meningkatkan produktivitas tim

Satu lagi yang hal yang mempermudah Anda dengan adanya Gemini di Google Workspace, yaitu membantu Anda membagikan informasi atau sumber daya yang lebih efisien dengan tim.

Cukup sebutkan apa yang ingin Anda bagikan, maka Gemini akan membagikannya melalui platform kolaborasi tim atau email.

Jika Anda ingin memanfaatkan Gemini untuk menyimpan catatan rapat dan diskusi tim, Anda dapat merekam rapat atau diskusi lalu Gemini akan secara otomatis mentranskripsikan percakapan dan membuat catatan ringkas untuk Anda.

Baca juga: Fitur Template Email Marketing siap Pakai dari Google Workspace yang Bisa Dipersonalisasi

Itu dia beberapa contoh integrasi Gemini AI yang dapat membantu meningkatkan penggunaan email Workspace dan mendorong kolaborasi tim yang lebih efektif.

Ingin mencoba menulis email Workspace yang profesional dengan bantuan Gemini? Hubungi PointStar untuk membantu Anda bertransformasi hari ini!

The post Email Workspace Bertenaga AI: Kunci Kolaborasi Cerdas dan Efektif appeared first on PointStar Indonesia.

Namun, kesibukan yang tinggi sering kali menjadi kendala dalam menulis email formal yang efektif dan personal.

Oleh karena itu, AI hadir sebagai solusi untuk membantu meningkatkan kualitas dan personalisasi email formal Anda. 

Artikel ini akan memandu Anda dalam memanfaatkan potensi AI untuk menyusun email formal yang efektif dan personal. Ikuti langkah-langkah berikut untuk memulai dengan mudah tanpa kebingungan!

1. Pemanfaatan AI sebagai alat bantu penulisan email

AI dapat membantu Anda dalam menulis email formal dengan menghasilkan draft awal email yang sesuai dengan konteks dan tujuan Anda. 

Sebelum memulai, Anda harus menentukan jenis email apa yang ingin Anda tulis, misalnya seperti email undangan rapat, email konfirmasi kehadiran, email penawaran kerja sama, dan lain sebagainya.

AI menyediakan berbagai template email yang dapat Anda pilih berdasarkan jenis email yang ingin Anda tulis. Template ini telah dipersonalisasi dengan salam, penutup, bahkan isi email yang sesuai dengan konteksnya.

Dengan memanfaatkan AI saat menyusun email, kecerdasan buatan ini dapat memberikan saran kalimat yang sesuai dengan konteks email Anda. Hal ini dapat membantu menghemat waktu dan menghasilkan email yang lebih profesional.

2. Fitur AI untuk menyempurnakan tata bahasa, ejaan dan struktur kalimat

Selain membantu menyediakan template email, AI juga dilengkapi dengan fitur yang membantu Anda menyempurnakan tata bahasa, ejaan, dan struktur kalimat dalam email formal. 

Fitur ini dapat mendeteksi kesalahan-kesalahan umum yang sering dilakukan manusia, seperti kesalahan ejaan, kalimat yang tidak lengkap, atau penggunaan struktur kalimat yang rumit.

Baca juga: 5 Contoh Teknologi Artificial Intelligence yang Mempermudah Kehidupan Digital

3. Pemanfaatan AI untuk menganalisis persona penerima email

Salah satu keunggulan AI adalah kemampuannya untuk menganalisis data penerima email dan menyesuaikan isi email dengan profil mereka.

Analisis yang cepat dapat dilakukan oleh AI dengan memanfaatkan informasi seperti jabatan, lokasi, dan minat penerima email.

Mengetahui persona penerima email merupakan hal penting yang terkadang sering diabaikan ketika hendak mengirim email. 

Padahal, dengan mengetahui latar belakang dan persona penerima, Anda dapat menyesuaikan bahasa atau penulisan yang ingin digunakan untuk menyampaikan pesan yang lebih personal. Sehingga, hubungan komunikasi dapat terjalin dengan baik.

4. Cara AI membantu memilih salam dan penutup email yang tepat

AI juga dapat membantu Anda memilih salam dan penutup email yang tepat berdasarkan hubungan Anda dengan penerima. 

Fitur ini akan mempertimbangkan faktor-faktor seperti formalitas hubungan, usia, dan budaya penerima. Dengan demikian, Anda dapat mambangun kesan yang positif dan profesional dalam komunikasi Anda.

5. Menggunakan AI untuk menulis email formal

Teknologi AI terbaik yang dapat Anda manfaatkan untuk menulis email formal adalah Gemini. Gemini menawarkan berbagai fitur yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan kualitas dan personalisasi email.

Gunakan prompt yang tepat sesuai dengan kebutuhan penulisan email, kemudian Gemini akan bantu generate jawaban yang diinginkan.

Anda dapat memulai dengan memberikan perintah menggunakan kata kunci, seperti “tuliskan email formal untuk keperluan kerja sama”. Kemudian, Gemini akan memberikan template email formal yang dapat Anda personalisasi sesuai kebutuhan.

Anda juga dapat memoles jawaban yang dihasilkan oleh Gemini dengan memberikan perintah tambahan agar menghasilkan jawaban yang lebih sesuai dengan kebutuhan. 

Gemini dapat Anda gunakan secara gratis pada web maupun aplikasi di smartphone, sehingga Anda dapat menggunakannya kapan pun dan di mana pun Anda berada. 

Anda juga dapat mengakses Gemini di Google Workspace untuk menggunakannya langsung di platform email yang Anda gunakan. Selain menulis email, Gemini pada Google Workspace juga membantu menyederhanakan dan mempercepat kolaborasi serta produktivitas saat bekerja.

Baca juga: Content Generator AI, Membantu Tingkatkan Kreativitas dan Kerja Sama Tim dalam Bekerja

Itu dia tips menulis email formal dengan memanfaatkan AI untuk membangun komunikasi yang lebih profesional.

Belum memiliki Gemini pada Google Workspace? Hubungi tim profesional PointStar untuk membantu Anda bertransformasi dengan AI hari ini!

The post Personalisasi Email Formal Menggunakan AI untuk Tingkatkan Efektivitas Komunikasi appeared first on PointStar Indonesia.

Sebelumnya, Duet AI telah diuji coba oleh lebih dari satu juta orang. Kini, siapa saja dapat menggunakannya dengan membayar aplikasi Workspace dari Google. Fitur terbaru Duet AI membantu Anda untuk mengerjakan pekerjaan sehari-sehari Anda dengan lebih mudah dan cepat. 

Anda dapat meminta Duet AI untuk membantu Anda menulis pada Google Docs dan membuat gambar pada Google Slides hanya dengan beberapa kata yang Anda tuliskan. Anda juga dapat dengan cepat membuat grafik dari data pada spreadsheet. Menulis email juga akan lebih mudah dengan fitur terbaru Duet AI ini seperti menuliskan email dengan prompt, menanggapi email, serta memeriksa ejaan Anda. Duet AI hadir sebagai fitur yang dapat membantu pekerjaan Anda serta kemampuan menerima prompt dengan baik.

Berikut ini adalah fungsi Duet AI yang bisa digunakan untuk pekerjaan sehari-hari.

1. Fitur Terbaru untuk Membantu Anda Menulis dengan Cepat dan Mudah

Fitur terbaru Duet AI adalah kemampuan untuk menulis, baik menyempurnakan hasil tulisan Anda atau memulai penulisan di Gmail atau Docs. Di Gmail, Anda dapat menuliskan prompt yang sesuai dengan isi pesan yang ingin Anda kirim. Selain itu, Anda dapat membuat secara tanggapan profesional yang sesuai dengan pesan yang dikirim pada Anda. Tentunya menuliskan kalimat yang ingin Anda kirim cukup membuang waktu Anda. Duet AI membantu memangkas waktu Anda untuk hal tersebut dan membuat pekerjaan Anda lebih cepat.

2. Membuat Gambar dari Teks dalam Google Slides

Dalam melakukan presentasi, visual merupakan salah satu kunci menunjang keberhasilan presentasi Anda. Membuat visual yang menarik tentu memakan waktu yang lama. Duet AI dengan fitur terbaru dalam Slides membantu Anda menghasilkan gambar dengan beberapa kata. Bahkan, gambar yang dihasilkan adalah visualisasi kata yang belum pernah ada sebelumnya. Hanya dengan menuliskan gambar apa yang Anda inginkan, Duet AI akan membantu Anda menghasilkan gambar tersebut.

Baca juga: 4 Prinsip Teknologi Ramah Lingkungan yang Diluncurkan pada Google Cloud Next 2023

3. Membuat Sheet Secara Otomatis

Pada Google Sheets, Duet AI dapat membantu Anda untuk membuat spreadsheet sesuai dengan kebutuhan Anda. Spreadsheet yang dibuat juga akan mengklasifikasikan data secara otomatis.

Anda akan lebih cepat melakukan pekerjaan karena membuat tabel pada Sheets sudah dilakukan oleh Duet AI. Dalam Duet AI, terdapat kolom “Help me organize” yang dapat membantu Anda membuat otomatis spreadsheet yang Anda butuhkan.

4. Meningkatkan Pengalaman Panggilan Video dengan Google Meet

Integrasi pada Google Meet dan Duet AI membantu Anda membuat latar belakang unik untuk panggilan video. Latar belakang kustom yang dapat dibuat dan disesuaikan dengan apa yang akan dibahas pada meeting atau dengan siapa Anda bercengkerama dalam meeting membuat panggilan video Anda lebih menarik. Latar belakang pada Google Meet Anda merupakan sentuhan personal yang halus untuk menunjukkan kepedulian Anda dengan orang-orang yang sedang bercengkerama dengan Anda.

5. Fitur Terbaru dengan Bantuan AI pada Seluruh Dokumen

Google memiliki fitur yang sangat memudahkan dalam pembuatan dokumen pekerjaan bernama smart canvas. Pengguna Google Workspace sangat menyukai fitur ini. Kemampuan smart canvas kini telah dikombinasikan dengan Duet AI. Sehingga, Duet AI tidak hanya membantu Anda menuliskan kontennya, tetapi juga akan menyertakan ‘smart chips’ untuk informasi spesifik seperti lokasi, status, serta variabel lain yang dapat diubah-ubah. Fitur terbaru ini membantu Anda lebih cepat menyelesaikan dokumen Anda. 

Selain mempercepat pembuatan dokumen, tulisan yang dibuat pun berkualitas profesional dengan tata bahasa yang baik. Duet AI juga memberikan pilihan bahasa lain selain bahasa Inggris, seperti bahasa Spanyol, Prancis, Jepang, dan lainnya.

Fitur terbaru Duet AI ini juga akan membantu melakukan pengecekan tata bahasa, memberikan saran untuk kalimat yang lebih efektif, serta menggunakan gaya bahasa yang lebih formal. Anda juga dapat mengatur kapan Anda membutuhkan saran-saran tata bahasa tersebut.

Duet AI dapat membantu Anda untuk menjalankan pekerjaan Anda lebih cepat, efisien, dan mudah. Tertarik menggunakan fitur terbaru Duet AI untuk perusahaan Anda? Hubungi tim PointStar sekarang!

The post Fitur Terbaru Duet AI pada Google Workspace, Bantu Pekerjaan Menjadi Lebih Mudah dan Cepat appeared first on PointStar Indonesia.