collaboration Archives - PointStar Indonesia

Ubah Suasana Meeting Online Lebih Efektif, Lakukan 7 Strategi Cerdik Ini!

Khanza Sabrina Salsabila — Tue, 11 Apr 2023 08:55:03 +0000

Di zaman yang marak dengan transisi kerja jarak jauh, meeting online menjadi sarana wajib untuk tetap menjaga kolaborasi dan pekerjaan antar tim berjalan sesuai dengan rencana.

Namun, bisnis yang gagal merencanakan meeting online yang efektif dapat berujung pada masalah produktivitas.

Penjadwalan rapat yang direncanakan dengan buruk nyatanya merugikan perusahaan di Amerika Serikat lebih dari 9 miliar per tahun.

Memiliki pekerja yang bekerja dari rumah dan beberapa yang secara bertahap kembali ke kantor membuat para pemimpin perlu menemukan strategi yang cocok untuk rapat virtual dengan tim campuran.

Panggilan video tentu merupakan cara yang ideal untuk karyawan di garis depan, karyawan yang bekerja dari jarak jauh, maupun karyawan yang berada di kantor untuk berkomunikasi satu sama lain.

Tetapi, memanfaatkan meeting online secara maksimal agar tetap efektif dan terencana perlu strategi tersendiri.

Simak artikel berikut untuk mengetahui beberapa teknik rapat virtual yang berguna untuk tim Anda.

1. Mulai dengan agenda rapat yang jelas

Menjalankan rapat yang efektif tidak mungkin dilakukan tanpa agenda yang dipersiapkan dengan baik.

Penelitian menunjukkan sebagian besar profesional percaya bahwa menentukan objektif yang jelas sebelum memulai rapat adalah kunci rapat yang produktif.

Sebagai pemimpin rapat, Anda harus menentukan daftar poin pembahasan yang akan dicakup oleh proyek. Hal ini akan membantu tim atau anggota rapat yang lain untuk memberi saran saat diperlukan.

Bila perlu, Anda juga bisa mengirimkan poin dan materi pembahasan pada peserta rapat sebelum rapat dimulai sehingga semua peserta dapat bersiap dengan topik pembicaraan.

Prioritaskan dan tentukan tujuan Anda sebelum menambahkan perkiraan berapa lama waktu yang dihabiskan untuk membahas setiap poin.

2. Tetapkan aturan dasar saat rapat

Menetapkan aturan dasar dapat membantu memastikan bahwa rapat tetap berjalan sesuai rencana dan setiap orang saling menghormati satu sama lain.

Misalnya, Anda dapat menetapkan aturan untuk membisukan mikrofon saat Anda tidak sedang berbicara, atau meminta peserta untuk mengangkat tangan saat memiliki pertanyaan atau komentar.

Dengan begini, suasana meeting online bisa jadi lebih kondusif sehingga waktu dapat digunakan secara efektif.

3. Strategi menggunakan waktu dengan efisien

Menurut survei, karyawan di Inggris, Prancis, dan Jerman menghabiskan 187 jam rapat dalam setahun. Waktu yang banyak, bukan?

Namun hal terburuk tentang itu adalah para staf percaya 56% dari ini tidak membuat perbedaan pada hari kerja mereka.

Rata-rata profesional dari negara-negara yang disurvei menyia-nyiakan hampir 13 hari dalam setahun untuk rapat yang tidak produktif.

Maksimalkan waktu Anda saat meeting online dengan menetapkan jadwal dan menjadikannya patokan untuk memulai tepat waktu.

Prioritaskan topik pembicaraan berdasarkan urgensi dan kepentingannya agar diskusi saat rapat lebih maksimal.

4. Jadikan meeting online lebih produktif

Meeting tanpa rencana mungkin bisa berujung sia-sia.

Sudah menjadi tugas Anda sebagai pemimpin rapat untuk memastikan semua anggota rapat memahami tugas mereka sebelum dan sesudah rapat.

And juga perlu mempertimbangkan peserta rapat dengan cermat. Sebab peserta rapat yang berlebihan dan tidak berkepentingan pada agenda rapat tertentu justru berdampak negatif dan menghambat produktivitas.

Pada poin ini, produktif tidak selamanya berarti menghasilkan sesuatu yang dampaknya bisa dilihat.

Namun bisa juga berarti produktif dalam memaksimalkan waktu dan topik pembahasan selama rapat.

5. Penting untuk dilakukan: Buat action plan

Meeting online akan lebih produktif jika Anda memberikan tugas atau tujuan tertentu untuk dicapai pada setiap agenda rapat.

Setiap orang yang mengikuti rapat tersebut akan mengetahui apa yang diharapkan oleh penyelenggara meeting dari mereka dengan menuliskan action plan terlebih dahulu.

Alokasikan 10 menit atau sebagian dari setiap rapat untuk mendistribusikan tugas yang dapat dibagi oleh karyawan jarak jauh maupun karyawan di kantor.

6. Libatkan tim untuk berpendapat lebih aktif

Mintalah feedback atau dorongan untuk memberikan opini kepada anggota rapat saat meeting online.

Cara ini akan melatih ikatan sosial mereka yang bekerja jarak jauh untuk tetap terlibat di setiap agenda rapat.

Jika masih ada waktu luang saat rapat, Anda bisa mempertimbangkan untuk sesekali mengadakan ice breaking games untuk mempererat hubungan antar karyawan.

7. Pilih teknologi yang tepat untuk meeting online

Satu lagi strategi meeting online yang penting untuk diperhatikan, yaitu memilih teknologi yang tepat untuk mengakomodasi rapat virtual Anda.

Pastikan Anda menggunakan platform yang solid dan dapat diakses dengan mudah oleh semua orang dalam tim.

Anda bisa beralih menggunakan Google Workspace yang merupakan rangkaian produktivitas yang menghidupkan pekerjaan.

Anda dapat berkolaborasi bersama tim dengan lancar meskipun terpaut jarak melalui berbagai fitur seperti Dokumen, Spreadsheet, Slide, Calendar, Chat, juga Meet.

Google Workspace memberikan Anda lebih banyak kontrol dengan fitur yang memungkinkan Anda mengamankan dokumen dan data.

Jika direncanakan dan dilaksanakan dengan benar, meeting online bisa sama produktifnya dengan rapat tatap muka.

Mulailah gunakan strategi untuk memaksimalkan pertemuan virtual Anda!

The post Ubah Suasana Meeting Online Lebih Efektif, Lakukan 7 Strategi Cerdik Ini! appeared first on PointStar Indonesia.

3 Aplikasi Daring yang Cocok Dipakai Saat Work From Home, Simple dan Antiribet

Ezaria Amalia — Tue, 01 Mar 2022 09:04:57 +0000

Di pandemi Covid-19 yang tak kunjung berakhir, banyak perusahaan yang masih mengandalkan work from home dan remote working.

Namun, tidak sedikit yang merasakan ketidaknyamanan saat WFH. Hal ini disebabkan banyak faktor yang berujung pada virtual fatigue dan mengakibatkan kejenuhan bekerja jarak jauh.

Bagi yang belum terbiasa, WFH atau bekerja dari rumah tentu akan terasa sulit. Komunikasi sesama tim yang biasanya dilakukan secara tatap muka kini harus dilaksanakan secara online.

Untuk mengatasi hal tersebut, dibutuhkan channel virtual yang mudah, menyenangkan, dan memberikan pengalaman sepadan dengan pertemuan tatap muka.

Dengan berkembangnya teknologi saat ini, semakin banyak aplikasi daring yang berlomba-lomba dalam membantu urusan pekerjaan dari rumah.

Semakin berkembangnya software membuat kolaborasi produktivitas jauh lebih mudah.

Dengan banyaknya aplikasi daring yang tersedia untuk kolaborasi online, berikut 3 rekomendasi aplikasi yang akan sangat membantu Anda dalam meningkatkan produktivitas selagi bekerja jarak jauh.

Google Workspace

Google Workspace, yang dulunya bernama G-Suite, adalah platform yang didirikan oleh Google sejak tahun 2006.

Google Workspace adalah sebuah tool yang berfungsi untuk menyelesaikan pekerjaan secara online dengan mudah dan efisien.

Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur elegan di dalamnya, seperti mengatur jadwal meeting, berkomunikasi dengan tim melalui chat, menyimpan berkas file, pembuatan formulir, dan beberapa fitur lainnya yang cukup memanjakan.

Untuk kolaborasi, Google Workspace menyediakan fitur Google Docs, Google Sheet, dan Google Slides yang bisa digunakan oleh banyak user dalam satu waktu.

Fitur tersebut memungkinkan pengguna dapat bekerja sama dengan metode real-time collaboration.

Asana

Dirilis pada tahun 2012, Asana adalah sebuah aplikasi kolaborasi yang dirancang untuk memudahkan memantau pekerjaan para kolega dalam tim untuk mencapai target.

Aplikasi ini termasuk dalam kategori project management untuk sebuah tim dan individual. Asana merupakan aplikasi alternatif yang sederhana dan intuitif untuk manajemen pekerjaan Anda.

Di dalamnya, sudah tersedia banyak fitur yang sangat memudahkan tim untuk membagi tugas, mengatur jadwal pengerjaan sebuah proyek, dan bisa memfasilitasi komunikasi secara langsung pada pekerjaan yang sedang dilaksanakan.

Workplace by Meta

Workplace by Meta atau yang lebih dikenal dengan nama Workplace by Facebook adalah platform komunikasi yang diluncurkan sejak 2016.

Mendengar dari namanya, Anda mungkin dapat menebak bahwa aplikasi ini mirip dengan tatap muka Facebook yang pada dasarnya merupakan sosial media.

Namun, Facebook Workplace memungkinkan Anda untuk berinteraksi dengan para kolega.

Workplace by Facebook ini juga menyediakan sebuah tempat untuk menyelesaikan pekerjaan secara berkelompok.

Banyak fitur bermanfaat di dalamnya yang bisa membantu Anda dalam menyelesaikan pekerjaan seperti fitur chat, penggunaan grup, feedback, dan juga terdapat beberapa fitur lain yang membuat pekerjaan semakin mudah untuk diselesaikan.

Tentunya tetap terasa menyenangkan seperti menggunakan media sosial.

Itu dia 3 rekomendasi aplikasi daring yang sangat cocok dipakai saat work from home atau remote working.

Tertarik untuk menggunakan ketiga aplikasi di atas? Hubungi konsultan kami untuk tentukan kebutuhan aplikasi daring yang cocok untuk model bisnis Anda!

The post 3 Aplikasi Daring yang Cocok Dipakai Saat Work From Home, Simple dan Antiribet appeared first on PointStar Indonesia.

Spaces Hadir Memudahkan Kolaborasi Tim Anda pada Google Workspace

Fransisca Yenny Clarisa — Tue, 22 Feb 2022 05:49:34 +0000

Seiring dengan transisi bisnis selama lebih dari satu tahun yang sebelumnya remote working menjadi ke hybrid working, Google memahami bahwa kebutuhan utama sebuah perusahaan sekarang ialah bagaimana membantu karyawan terhubung dengan lancar baik dari manapun mereka bekerja.

Menurut survei yang dilakukan Gartner, Inc., 74% perusahaan berniat untuk menerapkan remote working untuk sebagian karyawannya secara permanen.

Jadi, sangat penting bagi Google membantu tim untuk membangun koneksi dan berpartisipasi penuh di mana pun anggota tim berada.

Setelah berbagai insight dan pengalaman yang didapatkan dari remote working dalam 2 tahun ini, Google melihat bahwa orang-orang membutuhkan bentuk baru dari ruang virtual bersama yang berdedikasi, di mana ide mereka dapat mengalir dengan bebas, informasi mudah diakses, dan pekerjaan penting dapat diselesaikan dengan lancar.

Itu sebabnya Google memperkenalkan Spaces.

Apa itu Spaces pada Google Workspace?

Spaces Google sendiri merupakan rebranding dari Rooms di Google Chat. Spaces memungkinkan Anda untuk mengelompokkan berbagai kontak yang Anda miliki dan berkomunikasi dengan mereka sesuai keinginan Anda.

Selain itu, sebagai wadah utama sebuah tim, dengan Spaces Google Anda dapat memberikan tugas kepada mereka, mengedit pengiriman notifikasi, dan mengubah fitur lain yang tidak disediakan oleh obrolan grup standar.

Fitur di Google Workspace ini membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal bersama-sama secara real-time.

Apa saja keunggulan Spaces jika dibandingkan grup chat lainnya?

Spaces Google memiliki beberapa cara yang dapat memungkinkan tim dari semua ukuran untuk bertukar informasi, bekerja lebih baik, tetap mengetahui hal-hal penting, dan memungkinkan organisasi besar untuk tetap terhubung, dan sambil tetap mempertahankan keamanan tingkat enterprise.

Spaces Google memiliki beberapa fitur terbaru yang dapat Anda temui, beberapa di antaranya yaitu:

In-line topic threading – Kemampuan untuk membalas pesan apa pun dalam Space untuk mendorong kolaborasi di seluruh tim dan organisasi.

Enhanced search – Untuk menemukan konten dengan mudah dari dalam dan di seluruh Spaces, atau bahkan menemukan Spaces baru untuk bergabung

User roles dan moderation tools– Alat untuk moderasi konten, mengelola Spaces, dan menetapkan aturan yang tepat untuk komunikasi yang efektif di seluruh domain dan perusahaan

Discoverable spaces – Spaces dan kontennya dapat dibuat dapat ditemukan oleh semua anggota organisasi, sehingga memudahkan orang untuk menemukan dan bergabung dalam percakapan

Streamlined navigation – Antarmuka pengguna baru yang ringkas dan fleksibel, membantu Anda dan grup dengan lebih mudah tetap teratur dan menyeimbangkan fokus dan multitasking.

Anda akan melihat navigasi kiri baru yang menampilkan aplikasi penting seperti Gmail, Chat, dan Meet di satu lokasi.

Tidak hanya itu saja, Spaces Google memungkinkan integrasi dengan file-file Anda, seperti Google SpreadSheet, Google Docs, Google Slide, dan lainnya. Sehingga, Anda bisa mengerjakan atau mengedit file tersebut di Spaces tanpa harus berpindah tab browser.

Selain integrasi dengan file, ada juga fitur-fitur seperti Presence indicators, Assigned tasks, Expressive reactions, status khusus menggunakan emoji dan GIF serta Penyematan pesan dan lainnya yang sudah dapat Anda temui di Spaces.

Spaces di Google Chat kini tersedia untuk semua pelanggan Google Workspace, serta pelanggan G Suite Basic dan Business. Sehingga, apapun jenis Google Workspace yang Anda gunakan Spaces hadir untuk memudahkan kolaborasi real-time setiap tim Anda.

The post Spaces Hadir Memudahkan Kolaborasi Tim Anda pada Google Workspace appeared first on PointStar Indonesia.