Digitalisasi arsip, atau disebut juga e-archive, merupakan proses penyimpanan dokumen secara digital yang dapat dilakukan lebih cepat dan mudah. Server cloud berperan penting dalam proses ini

Kehadiran digitalisasi arsip di dunia bisnis bahkan sudah banyak dilakukan. Contohnya saja seperti rekap absensi, pengumpulan dokumen, dan lain sebagainya.

Jika Anda menjalankan sebuah bisnis, penting untuk menerapkan digitalisasi arsip untuk menjaga keamanan dan mencegah kehilangan dokumen.

Apa saja manfaat digitalisasi arsip yang perlu Anda ketahui sebelum menerapkannya pada bisnis Anda? Simak selengkapnya di artikel ini!

1. Lebih efektif dan efisien

Inovasi teknologi diciptakan memang untuk memudahkan pekerjaan atau segala aspek di kehidupan.

Dengan menerapkan digitalisasi arsip pada bisnis, pengelolaan dokumen jadi lebih efektif dan efisien.

Tidak perlu repot lagi saat Anda harus mencari data pada tumpukan dokumen yang ada. Tinggal klik kolom search pada database dan data yang Anda inginkan dapat ditemukan dalam hitungan detik.

2. Menghemat waktu

Digitalisasi arsip juga membantu Anda menghemat waktu karena dapat memberi respon dan pelayanan yang lebih cepat.

Dokumen dapat lebih mudah diakses jika menggunakan sistem digitalisasi, hal ini membuat Anda dapat memberikan pelayanan yang lebih maksimal dan cepat.

3. Ramah lingkungan

Menyimpan ratusan, atau bahkan ribuan dokumen, secara manual tentu memakan ruang dan menyusahkan.

Pemborosan kertas dari dokumen manual dapat menimbulkan permasalahan sampah yang tidak ramah lingkungan.

Bayangkan jika masih banyak yang melakukan pengarsipan manual, penggunaan kertas yang menumpuk jadi lebih banyak. Belum lagi jika dokumen-dokumen tersebut berserakan.

Digitalisasi arsip dapat digolongkan sebagai upaya penyelamatan bumi sebab Anda sudah memindahkan dokumen-dokumen manual ke server cloud yang lebih eco-friendly dan aman.

Selain memudahkan Anda dalam bekerja dan mengelola dokumen, pengarsipan digital sudah membantu menyelamatkan bumi dengan gerakan paperless.

Baca juga: Mengenal Fitur Penting Document Management System, Solusi Memudahkan Manajemen Bisnis

4. Menurunkan risiko kehilangan dan pemalsuan dokumen

Pengarsipan yang dilakukan secara manual rawan akan kehilangan atau pemalsuan, ini mungkin menjadi concern Anda saat menjalankan bisnis. Dokumen-dokumen penting bisa saja tercecer, rusak, hilang, atau bahkan dicuri.

Namun dengan sistem digitalisasi arsip, dokumen dapat tersimpan dengan aman dan lebih terjaga sebab Anda dapat memegang akses dan melimitasi siapa saja yang dapat mengakses dokumen tersebut.

Anda juga dapat dengan mudah membagikan dokumen Anda dengan tim secara paperless, sehingga tidak memakan banyak ruang dan tetap menghemat waktu.

Dengan begini, penyebaran dokumen hanya dapat dilakukan dalam lingkup bisnis saja untuk meminimalisir pencurian dokumen pada pihak yang tidak bertanggung jawab.

5. Ramah di kantong

Tidak perlu ragu untuk beralih ke sistem pengarsipan digital, sebab untuk mengelola dokumen-dokumen Anda secara digital tidak perlu biaya yang besar.

Digitalisasi arsip tidak hanya menghemat waktu, namun juga menghemat biaya dan tenaga.

Budget untuk biaya teknologi mungkin akan besar pada awal proses. Namun dengan efisiensi dan kemudahan yang dapat Anda rasakan dalam mengelola dokumen tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.

Baca juga: Digitalisasi Perbankan Melalui Strategi Multi-Cloud, Sebuah Langkah Memajukan Ekonomi

Tertarik untuk beralih mengarsipkan dokumen secara digital?

Lakukan konsultasi bersama konsultan cloud kami dan temukan pilihan digitalisasi arsip yang cocok untuk jenis bisnis Anda. Gabung bersama PointStar sekarang!

The post Mengenal Digitalisasi Arsip dan Manfaatnya untuk Mencegah Pemalsuan dan Kehilangan Dokumen appeared first on PointStar Indonesia.

Pentingnya Peranan Manajemen Dokumen untuk Bisnis

Manajemen dokumen merujuk pada bagaimana bisnis Anda menyimpan, mengelola, dan mengarsipkan dokumen-dokumen, baik paper based maupun elektronik.

Ya, mungkin kegiatan di atas tampak begitu remeh apalagi karena membutuhkan ketelitian dan waktu yang banyak untuk melakukannya.

Padahal, manajemen dokumen sangat penting sebagai basis fundamental pengambilan keputusan dari setiap pengembangan langkah bisnis Anda di masa depan.

Oleh karena itu, adanya sistem document management system bisa membantu cut off waktu yang dibutuhkan serta memudahkan operasionalisasi pengarsipan dengan lebih mudah.

Apa Itu Document Management System dan Bentuknya?

Secara umum, DMS sendiri merupakan software yang bisa mengontrol dan mengorganisir dokumen di seluruh organisasi.

Bentuk dokumen paper based bisa ditangkap menjadi digital melalui scanner, lalu software bisa merinci workflow, membangun arsip dokumen, COLD/ERM, sistem output, dan sistem pengambilan informasi.

Baca juga: Tips & Trik Mengoptimalkan Penggunaan Google Docs

4 Fitur Penting dalam Document Management System

Ada beberapa fitur penting dalam document management system yang membuatnya sangat mudah untuk mengelola dokumen bagi perusahaan Anda, yakni:

Check-in Check Out

Fitur ini bisa membantu Anda untuk mengelola siapa yang tengah menulis atau mengubah dokumen.

Anda pasti pernah mengalami masa ketika rekan kerja tengah menyunting dokumen yang sedang Anda kerjakan secara bersamaan, bukan?

Fitur DMS akan membantu mencegah hal serupa terjadi sehingga tidak ada overwrite tulisan dari orang yang berbeda.

Selain itu, DMS bisa mengatur siapa saja pekerja yang berwenang dalam penyuntingan atau pengamat dokumen tersebut. Anda bisa menentukan siapa yang diizinkan untuk “Edit” atau “View Only”.

Kelola Versi yang Ada

Masih sehubungan dengan fitur di atas, DMS juga bisa membantu mana versi dokumen yang akan dikerjakan dan mana yang sudah selesai sehingga bisa melacak perbedaan versi.

Anda juga tidak lagi bingung bila dokumen diperbaharui sepanjang waktu karena Anda bisa memilih mana versi sebelumnya yang bisa digunakan sebagai referensi.

Tidak hanya itu, ada pula fitur rollback yang bisa mengaktifkan versi dokumen sebelumnya bila terjadi error atau masalah lain.

Baca juga: 5 Alasan dan Keuntungan Menggunakan Google Workspace

Pengindeksan, Penyimpanan, dan Penarikan Dokumen

Document management system bisa membantu Anda untuk melacak dokumen elektronik yang disimpan di dalam sistem dengan mudah.

Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengklasifikasikannya secara spesifik berdasarkan isi masing-masing dokumen.

Tentunya lebih mudah daripada dilakukan secara manual, bukan? Indeks yang mudah membuat Anda bisa menarik dokumen secara efisien dan akurat.

Fitur penyimpanan sendiri juga meliputi lokasi-lokasi spesifik di mana dokumen bisa disimpan di dalam sistem, durasi penyimpanan, dan penghancuran dokumen bila sudah tidak diperlukan lagi.

Sedangkan penarikan dokumen mencakup akses dan izin masing-masing dokumen dan pencarian yang sangat spesifik.

Keamanan Dokumen yang Terjaga

Bukan rahasia lagi bila keamanan dokumen dari ancaman seperti malware menjadi prioritas utama dalam penyimpanan dokumen.

Hal ini termasuk menjadi keunggulan DMS serta adanya fasilitas backup. Bayangkan bila dokumen Anda rusak atau pun tidak dapat diakses, tentunya akan menjadi masalah besar dalam memutuskan proses bisnis ke depannya.

Itulah 4 fitur penting document management system yang wajib diketahui sebagai perlindungan dan pengembangan bisnis Anda yang lebih baik.

Sudah siap untuk mencoba dan beralih ke DMS yang efektif dan efisien untuk perusahaan Anda? 

The post Mengenal Fitur Penting Document Management System, Solusi Lebih Mudah Untuk Bisnis Anda appeared first on PointStar Indonesia.