PSBB Berakhir, Bagaimana Karyawan Beradaptasi di Fase New Normal?

PSBB di beberapa wilayah masih berlanjut, tidak luput dengan Jakarta yang baru saja mengumumkan perpanjangan PSBB di bulan Juni dengan masa transisi. Di masa transisi ini, kegiatan perekonomian sudah bisa berangsur-angsur berjalan kembali mulai tanggal 8 Juni dengan mengikuti protokol pemerintah yang hanya membolehkan aktivitas perkumpulan moda transportasi, kantor, hingga pusat perbelanjaan dengan kapasitas 50% saja. Penting untuk tetap mengikuti peraturan yang berlaku agar kurva positif bisa melandai di masa transisi ini. 

Berdasarkan hasil laporan, 93% HRD akan mengambil langkah pencegahan dengan kembalinya pekerja ke kantor, namun 7% masih belum begitu yakin bagaimana untuk menjalankannya. 

1. Komunikasikan keselamatan karyawan

keselamatan karyawan harus menjadi poin penting pertama ketika mereka kembali bekerja di kantor. Karyawan harus merasa aman dan percaya diri bahwa mereka tidak berisiko. Praktik yang tepat dan protokol baru untuk memperkuat keselamatan menunjukkan bahwa perusahaan memperhatikan karyawan mereka. Itulah sebabnya mengomunikasikan langkah-langkah baru yang telah Anda lakukan dan langkah-langkah yang telah Anda lakukan kepada karyawan Anda sangat penting.

Apa metode yang tepat untuk berkomunikasi dengan karyawan Anda untuk menunjukkan bahwa keselamatan mereka adalah prioritas utama?

Mulailah dengan menunjuk kelompok yang bertanggung jawab untuk menganalisis secara spesifik situasi dan merumuskan rencana untuk perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa contoh umum yang harus Anda sertakan:

• Membuat dan memposting panduan keamanan digital. Anda dapat mengomunikasikan pedoman keselamatan baru dengan membuat dan berbagi panduan digital dengan karyawan Anda. Pastikan untuk memasukkan intro yang merangkum semua praktik positif dan tindakan aman sehat yang perlu kita patuhi setiap hari. Anda harus memberi karyawan pedoman terperinci tentang apa yang diharapkan dari mereka dan apa langkah-langkah spesifik yang dilakukan oleh organisasi sebelum semua orang kembali ke tempat kerja – yaitu, sanitasi, penyediaan masker, penataan ulang ruang kantor, dll.
• Berikan tim Anda peringatan sebelum mereka kembali. Komunikasikan semua aturan keselamatan baru dan langkah-langkah yang diambil sebelum semua orang kembali ke kantor untuk membangun tingkat kenyamanan di masa transisi ini. Ini akan membantu menurunkan tingkat stres bagi siapa pun yang khawatir akan kembali ke kantor
• Berikan pelatihan virtual seputar proses organisasi baru. Anda dapat membantu semua orang menyesuaikan diri dengan proses baru dengan melakukan sesi pelatihan virtual. Pandu setiap orang melalui setiap proses baru langkah demi langkah dan buka sesi tanya jawab jika ada yang tidak jelas mengapa langkah-langkah tertentu diperlukan.

2. Perpanjang kebijakan kerja-dari-rumah sesuai kebutuhan

Banyak bisnis menerapkan kebijakan kerja-dari-rumah sepanjang pandemi. Beberapa perusahaan akan terus menyediakan peraturan yang fleksibel untuk orang-orang yang lebih suka tinggal di rumah. Apa pun pilihannya, Anda harus terus memanfaatkan tempat kerja digital untuk mempertahankan tingkat produktivitas dan komunikasi yang tinggi.

Mempertahankan konektivitas digital adalah cara yang baik untuk memastikan bahwa tidak ada ketidakseimbangan tambahan yang dibuat di mana pun tenaga kerja Anda berada. Menyebarkan intranet yang kuat dengan kemampuan sosial akan membantu Anda menjaga koneksi antar tim dan menjaga arus informasi tetap mengalir di seluruh perusahaan.

Intranet sosial juga akan memastikan karyawan Anda dapat mempertahankan rutinitas kerja yang efektif yang menjadi kebiasaan mereka dan membuat mereka tetap termotivasi dan terlibat. Sebagai pusat sentral untuk komunikasi internal, kolaborasi tim dan berbagi pengetahuan, intranet sosial memungkinkan karyawan jarak jauh untuk terus bekerja secara efisien seperti yang mereka lakukan di kantor.

Baca juga: Bagaimana bekerja di tengah pandemi COVID-19?

Mengapa perlu melanjutkan kebijakan bekerja jarak jauh?

Bekerja dari rumah akan memiliki banyak manfaat bagi semua pihak yang terlibat, seperti:

• Jarak sosial. Bahkan setelah ruang kerja dioptimalkan, mungkin masih terlalu dini untuk membuat semua karyawan kembali bekerja full time. Pertimbangkan untuk membuat kebijakan kembali ke kantor secara bergiliran, dengan begini karyawan bisa berbagi porsi 50% bekerja dari rumah dan 50% bekerja dari kantor jika memang dibutuhkan.
• Asuransi terhadap potensi pembatasan di masa depan. Jika kasus lonjakan di area tersebut dan PSBB diberlakukan kembali, lebih mudah untuk beralih kembali ke bekerja dari rumah jika sebagian perusahaan sudah melakukannya. Bolak-balik antara bekerja di kantor dan bekerja dari rumah bisa membuat stres.
• Pertahankan biaya overhead yang rendah selama waktu yang tidak pasti. Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan menghemat Rp. 154 juta per tahun untuk setiap karyawan yang bekerja dari rumah separuh waktu. Untuk bisnis yang mengalami penurunan pendapatan yang signifikan, penghematan ini dapat bertambah dengan cepat.

3. Pertahankan komunikasi internal

Salah satu pemicu stres kerja terbesar adalah perasaan ditinggalkan oleh manajemen. Anda dapat menghindari stres itu dengan mempertahankan komunikasi rutin dan bersikap terbuka tentang berita perusahaan. Manfaatkan kesempatan ini untuk memberikan jawaban tentang pertanyaan umum mengenai topik-topik seperti bekerja dari rumah, berurusan dengan anak-anak di tempat kerja, kebijakan cuti sakit dan lainnya

Apa saluran terbaik untuk komunikasi internal?

Anda dapat menggunakan beberapa saluran komunikasi, seperti email,  intranet perusahaan, dan bahkan papan buletin kantor, tetapi berhati-hatilah agar tidak membuat karyawan infobesitas. Ketidakpastian meningkatkan stres dan dapat menyebabkan “pembekuan kognitif” dari karyawan Anda, jadi pastikan untuk melakukan apa saja untuk meringankannya.

Baik selama situasi krisis atau restrukturisasi perusahaan, karyawan membutuhkan dukungan tambahan dan rasa stabilitas. Menggunakan platform terpadu seperti intranet perusahaan dapat membantu memusatkan media komunikasi umum secara efektif – seperti berita, email, survei, dan ruang kota digital – di dalam satu platform. Dengan cara itu karyawan Anda tahu di mana mencari informasi terbaru dan tahu mereka bisa mempercayai sumbernya.

Baca juga: Tentang Intranet Perusahaan

4. Kegiatan yang melibatkan karyawan dan motivasi

Ingatlah bahwa membuat perubahan pada rutinitas karyawan Anda dapat menyebabkan mereka stres dan menyebabkan penurunan produktivitas. Ini juga dapat mempengaruhi moral mereka. Akibatnya, sangat penting untuk menjaga semua karyawan – remote atau mereka yang kembali ke kantor – sebisa mungkin terlibat.

Bagaimana saya bisa memastikan tenaga kerja saya tetap terlibat dan termotivasi?

Perusahaan Anda dapat menghindari efek negatif dengan mempromosikan hubungan sosial yang aman antara kolega. Bahkan jika sebagian besar tenaga kerja Anda kembali ke kantor, pastikan untuk memberi perhatian ekstra pada tim remote karena mereka tidak akan memiliki kemewahan komunikasi tatap muka. Panggilan video, obrolan, atau bahkan menjadwalkan makan siang virtual dapat membawa kebahagiaan dalam situasi seperti itu.

Gagasan new normal untuk meningkatkan moral karyawan di tempat kerja:

• Dorong karyawan untuk berbagi gambar hewan peliharaan, karya seni, buku favorit, dll.
• Buat challenge dengan tema: tampilan ruang kerja di rumah paling menarik bulan ini.
• Buat kontes “Gunakan masker-mu” di kantor atau secara virtual untuk mempromosikan kebiasaan baik.

Menjaga hubungan sosial dengan rekan tim Anda dan berpartisipasi dalam inisiatif perusahaan adalah cara yang bagus untuk tetap positif dan menikmati perusahaan satu sama lain di mana pun Anda bekerja.

5. Tetap up-to-date dan mengikuti standar baru

Cara terbaik untuk memastikan keamanan bisnis dan keselamatan karyawan adalah dengan bersikap proaktif. Beberapa ilmuwan dan pejabat kesehatan memperkirakan akan ada gelombang kedua infeksi COVID-19 di akhir tahun ini. Itulah mengapa sangat penting untuk tetap mendapat informasi tentang kondisi dan pedoman saat ini dan membuat perusahaan Anda siap untuk kemungkinan yang akan terjadi. Ikuti pedoman terbaru dari departemen kesehatan publik secara berkala untuk menjaga karyawan Anda seaman mungkin. Selain itu, komunikasikan kebijakan dan kepatuhan Anda dengan rekomendasi dari pejabat kesehatan secara teratur untuk mengurangi segala kekhawatiran yang ada.

Baca juga: Rangkuman Sumber Berita COVID-19

Anda juga harus tetap mengikuti perkembangan teknologi terkini untuk membantu perusahaan Anda melakukan penyesuaian yang diperlukan dan dengan cepat beradaptasi dengan situasi. Kemampuan konferensi video baru, solusi tempat kerja mobile, manajemen tugas dan platform komunikasi internal adalah teknologi yang terus berkembang yang dapat meningkatkan efisiensi tempat kerja digital mana pun. Menugaskan tim untuk memantau teknologi baru dan saat ini untuk memberikan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi perusahaan yang diperlukan selama masa-masa transisi.

Kembali ke kantor 

Perlu ditekankan walau pun PSBB secara berangsur telah memasuki masa transisi, ingat bahwa pandemi belum berakhir. Karyawan masih cenderung was-was untuk kembali ke kantor dan perusahaan harus meyakinkan semua orang memiliki kondisi kerja yang nyaman dan aman.